Michal
Zavádíte ve firmě řád do práce ostatních. Jen jste ho zatím nezavedl do vlastní práce s AI.
Michale, z vašich odpovědí je něco jasně vidět. Používáte AI denně, nahráváte do ní dokumenty, necháváte si shrnovat materiály, pracujete s ní na schématech. To není běžné — většina lidí zůstane u toho, že si nechá napsat e-mail.
Nejvíc mě ale zaujalo, jak jste popsal to parkoviště. Řekl jste, že AI špatně řešila prostor a průjezd, a že jste si to ověřil v jiném zdroji. To je přesně ten návyk, který u lidí nejčastěji chybí. Spousta uživatelů AI výstup nezkontroluje vůbec a zjistí to, až když už je venku. Vy jste ho chytil. Berte to jako věc, kterou máte vyřešenou, i když vám nejspíš přijde samozřejmá.
A pak je tu jedna věc, která mi nedá. Vaše práce je z velké části o tom, aby se opakující činnosti dělaly podle jasného postupu. RACI matice, instrukce, procesní mapy. Přitom u vlastní práce s AI žádný postup nemáte — každý den začínáte od prázdného okna a všechno vysvětlujete znovu. Ne proto, že byste to neuměl, ale proto, že vám nikdo neukázal, že to jde nastavit jednou a pak jen používat. To je celé, co vám ve výstupu nabízím.
Ještě k tomu, co jste napsal na konci dotazníku — že je ve firmě složité se domluvit na jasném postupu, protože každý je na jiné úrovni a názorů je mnoho. Máte pravdu a je dobře, že to někdo pojmenoval. Právě proto se ten scan dělá.
Stupeň 3 z 5
Škála nevychází z toho, jak často AI otevřete, ale z toho, co jste s ní reálně udělal.
Co už umíte
Nahrajete do AI dokument nebo PDF a ptáte se na obsah. Necháte si shrnout dlouhý materiál. Pracujete se schématy a obrázky. Připravíte si osnovu prezentace. To je práce s vlastními podklady, ne jen povídání s chatem.
Nejbližší krok
Uložit si to, co funguje. Custom instructions a tři až čtyři prompty, které používáte pořád dokola. Není to nic technického — je to patnáct minut nastavení, po kterém přestanete každý den vysvětlovat, kdo jste a co děláte.
Kde AI pomůže a kde ne
Vycházím ze čtyř činností, které jste uvedl, a z toho, kde podle vás mizí čas.
- Práce s databází úkolů — přehledy, hledání zaseknutých úkolů, shluky podle témat, podklad před schůzkou. Zajímavé je, že práci s tabulkami uvádíte jako jednu ze tří největších ztrát času — a přitom jste AI na tabulku ještě ani jednou nepustil.
- RACI matice a instrukce — kontrola, jestli někde nechybí vlastník, jestli si dvě role neodporují, jestli je instrukce srozumitelná i pro člověka, který proces nezná.
- Hledání v interních dokumentech — nahrajete několik dokumentů najednou a ptáte se napříč nimi. Uvedl jste, že hledáte déle než deset minut denně.
- Zápisy ze schůzek — z vašich rozházených poznámek udělá čitelný zápis s úkoly a vlastníky.
- Tvorba a editace procesních map — zvládne obojí: strukturu i vizuál. Rozebere proces na kroky, najde mezery a smyčky, vrátí tabulku pro Excel a k tomu rovnou vykreslí diagram. Jediné, co neumí, je zasáhnout do vašeho stávajícího souboru — mapu vytvoří znovu, neupraví tu vaši.
- Příprava na firemní schůzky — podklady, otevřené body, návrh agendy. Samotné jednání ne.
- Slaďování termínů schůzek v Icewarpu — tohle děláte podle svých slov nejméně rád a je fér říct, jak to je. Běžný chat vám s tím nepomůže, protože do kalendáře nevidí a sám se do něj nedostane. Neznamená to ale, že se to řešit nedá. Existují nástroje, které se na kalendář napojí přes jeho rozhraní a hledání společných termínů odbaví za vás. Je to ale vývoj, ne nastavení — někdo to musí postavit a napojit. Jestli vám tohle bere hodně času, zkuste si za měsíc zapsat, kolik ho to reálně sežere. S číslem v ruce se o takovém řešení mluví úplně jinak a stojí za to ho otevřít.
- Rozhodnutí, jak má proces vypadat — AI navrhne varianty, ale rozhodnutí, co ve firmě projde a co ne, stojí na znalosti lidí a poměrů. Tu má člověk.
- Jednání s kolegy o změnách — zvlášť u toho, co popisujete v závěru dotazníku. Tam nepomůže nástroj, ale trpělivost.
Zhruba 90 až 135 hodin ročně
Tři věci, které můžete udělat hned
Seřazeno podle toho, kolik přinesou v poměru k času, který zaberou.
Nastavte si custom instructions
Připravila jsem vám je hned v následující sekci. Vložíte je do nastavení ChatGPT a od té chvíle už nikdy nemusíte vysvětlovat, kdo jste a co děláte. Tohle je jediná změna, kterou uděláte jednou a projeví se ve všech dalších konverzacích.
Pusťte AI na tabulku úkolů
Vezměte databázi úkolů, se kterou pracujete, zkopírujte z ní část do ChatGPT a použijte prvního asistenta z portfolia níže. Uvádíte práci s tabulkami mezi třemi největšími ztrátami času, a přitom je to jediná oblast, kterou jste s AI ještě nezkusil. Odhaduju, že tohle bude ten moment, kdy vás to chytne.
Založte si soubor s prompty
Obyčejný dokument ve sdílené složce, kam si uložíte prompty, které vám fungují. Tři máte níže, další si přidáte sám. Tímhle krokem se dostanete ze stupně 3 na stupeň 4 — a mimochodem se z toho dá udělat základ sdílené knihovny promptů pro celou firmu, což je přesně ta věc, která u vás zatím chybí.
Až budete mít tyhle tři věci za sebou, dole ve výstupu máte plán na zbytek měsíce — jedna věc týdně, nic víc.
Vaše custom instructions
Tohle vložíte do nastavení ChatGPT a AI si to bude pamatovat v každé další konverzaci. Přestanete opakovat, kdo jste a co děláte. Udělejte to dřív, než začnete s asistenty níže — budou pak fungovat lépe.
Kde to najdete: profil vpravo nahoře → Settings → Personalization → Custom instructions.
Do pole „What should ChatGPT know about you” vložte první část, do „How would you like ChatGPT to respond” druhou.
Pracuji jako procesní manažer ve firmě, která vyrábí a dodává technologie na čištění, úpravu a recyklaci vody. Firma má vlastní výrobu a působí i v zahraničí. Moje hlavní práce: tvorba a editace procesních map, správa databáze úkolů týkajících se procesů (mých i kolegů), tvorba RACI matic a pracovních instrukcí, účast na firemních schůzkách a jejich zápisy. Nejvíc času mi mizí při psaní e-mailů, práci s tabulkami a hledání informací v interních dokumentech. Pracuji v prostředí, kde ostatní kolegové mají velmi rozdílnou úroveň zkušeností. Když navrhuješ řešení, ber v úvahu, že musí být srozumitelné i pro člověka, který proces nezná.
Odpovídej česky, stručně a věcně. Bez úvodních frází, bez shrnování mého zadání a bez omluv. Když ti dám tabulku nebo seznam, nejdřív mi řekni, co je v nich podstatné, a až potom detaily. Když si nejsi jistý nebo ti chybí informace, řekni to rovnou. Nedomýšlej si čísla, termíny ani jména. Radši napiš, co potřebuješ doplnit. Když navrhuješ řešení procesu, vždy uveď, kdo je za který krok odpovědný. Když odpovídáš na odbornou otázku, u které si nejsi jistý, upozorni mě na to, ať si to můžu ověřit.
Vaše navržené portfolio asistentů
Tři asistenti postavení na tom, co ve své práci opravdu děláte. Zkopírujete, vložíte do nového chatu v ChatGPT a doplníte svoje data. Fungují i na bezplatném účtu.
###ROLE Jsi analytik úkolů a procesů. Pomáháš procesnímu manažerovi ve výrobní firmě, která dodává technologie na čištění a úpravu vody. Pracuje s databází úkolů, které se týkají firemních procesů — svých vlastních i kolegů z různých oddělení. ###HLAVNÍ CÍL Z tabulky úkolů, kterou ti vložím, vytáhni to podstatné, abych nemusel číst všechno. ###PRIORITY 1. Najdi úkoly, které stojí — mají starý termín, chybí u nich vlastník, nebo se v nich dlouho nic nezměnilo. 2. Seskup úkoly podle témat, ne podle toho, jak jsou v tabulce seřazené. Chci vidět, kde se hromadí práce. 3. Označ úkoly, které na sobě závisí nebo se překrývají. 4. Na konci mi napiš tři až pět bodů, které mám otevřít na nejbližší schůzce, a u každého uveď, s kým. ###STYL Stručně, v odrážkách. Žádný úvod ani shrnutí toho, co jsi dostal. Když ti něco v datech chybí, řekni to rovnou a neodhaduj. Česky. --- Tady jsou data: [SEM VLOŽTE ZKOPÍROVANOU ČÁST TABULKY]
###ROLE Jsi metodik procesního řízení. Pomáháš procesnímu manažerovi ve výrobní firmě mapovat a upravovat firemní procesy. ###HLAVNÍ CÍL Z popisu procesu, který ti dám, udělej čistou strukturu připravenou k vložení do Excelu — a zkontroluj ji. ###PRIORITY 1. Rozlož proces na jednotlivé kroky. U každého uveď: číslo kroku, název, kdo ho dělá, co je vstup, co je výstup, na co navazuje. 2. Najdi mezery — kroky, kde není jasné, kdo je dělá, nebo kde chybí vstup či výstup. 3. Najdi smyčky a místa, kde se práce vrací zpět. Napiš, proč tam vznikají. 4. Upozorni na kroky, které vypadají jako zbytečné nebo duplicitní. 5. Výstup dej jako tabulku oddělenou tabulátory, ať ji můžu rovnou vložit do Excelu. 6. Pod tabulku vykresli proces jako diagram. Pokud ho umíš vygenerovat rovnou jako obrázek, udělej to. Pokud ne, dej mi ho jako kód v jazyce Mermaid, ať si ho můžu vykreslit sám. ###STYL Věcně, bez omáčky. Kontrolní zjištění dej pod tabulku jako číslovaný seznam. Neptej se na doplňující informace předem — nejdřív zpracuj, co máš, a chybějící věci označ. Česky. --- Tady je proces: [POPIŠTE PROCES VLASTNÍMI SLOVY NEBO VLOŽTE STÁVAJÍCÍ KROKY]
###ROLE Jsi kritický recenzent firemní dokumentace. Kontroluješ RACI matice a pracovní instrukce ve výrobní firmě. Tvým úkolem není chválit, ale najít místa, kde to v praxi selže. ###HLAVNÍ CÍL Najdi v předloženém dokumentu všechna místa, kde není jasné, kdo co dělá, nebo kde si dokument odporuje. ###PRIORITY 1. U RACI: najdi kroky bez odpovědné osoby, kroky s více než jedním A, a role, které jsou uvedené, ale nikde nic nedělají. 2. U instrukcí: označ místa, kde by se člověk, který proces nezná, zasekl nebo si to mohl vyložit dvěma způsoby. 3. Najdi vnitřní rozpory — místa, kde dokument říká na dvou místech něco jiného. 4. Označ, co v dokumentu chybí úplně, i když to není nikde zmíněné. 5. U každého nálezu navrhni konkrétní úpravu znění. ###STYL Seřaď nálezy podle závažnosti, nejzávažnější první. U každého uveď, kde v dokumentu je. Buď přímý — když je něco špatně, napiš to. Česky. --- Tady je dokument: [VLOŽTE TEXT INSTRUKCE NEBO OBSAH RACI MATICE]
Dvě funkce, které vám ušetří nejvíc
V dotazníku uvádíte, že vám chybí přístup k placené verzi. Firma o licencích právě rozhoduje. Až ji budete mít, tohle jsou dvě věci, které pro vaši práci dávají největší smysl — obě přesně navazují na to, co děláte teď.
Projekt pro každý proces
Místo jednoho chatu si založíte složku pro každý proces, který mapujete. Nahrajete do ní stávající dokumentaci, instrukce a RACI matici, přidáte vlastní pokyny — a AI si to pamatuje. Přestanete při každém dotazu znovu vysvětlovat kontext.
Pro vás to znamená, že asistenti z portfolia výše přestanou být jednorázové prompty a stanou se z nich trvalé nástroje.
Pravidelná kontrola úkolů
Necháte si automaticky připomenout opakující se úkol — třeba každé pondělí ráno přehled toho, na co se máte v databázi úkolů podívat, nebo připomínku před pravidelnou schůzkou.
Data mu pořád musíte vložit sám, do vaší databáze nevidí. Ale spouštění a strukturu už řešit nemusíte.
🎯 Konstruktivní a nemilosrdný kritik
Tohohle asistenta jsem postavila a je váš. Projde váš dokument, návrh nebo instrukci a řekne vám, co je na tom špatně — z několika různých úhlů a bez ohledů. Ne aby vás srazil, ale aby to našel dřív než kolegové.
Vybrala jsem vám ho proto, že v dotazníku píšete, že by pro ENVI-PUR bylo nejzajímavější umět projet vstupní projektovou dokumentaci a najít v ní chyby, rozpory, chybějící informace a rizika. Přesně tohle ten asistent dělá — zatím na dokumentech, které mu vložíte. Je to ta samá myšlenka, jen v menším měřítku a dostupná hned.
Otevřete ho v ChatGPT a používejte, jak chcete — klidně ho pusťte i na svoje RACI matice nebo na procesní instrukce.
Tři věci, které nepřehlédněte
Do soukromého účtu nevkládejte: obsah interních procesních map v podobě, ze které je poznat, jak firma pracuje, konkrétní jména kolegů v RACI maticích, cenové a kalkulační údaje, a podklady k výběrovým řízením.
Jak to obejít: jména nahraďte rolemi („vedoucí výroby” místo příjmení), čísla vynechejte nebo zaokrouhlete, a proces popište obecně bez firemních specifik. U většiny vaší práce to funguje — pro kontrolu logiky RACI matice AI nepotřebuje vědět, že jde o ENVI-PUR.
Dva nástroje, které zatím nepoužíváte
Oba míří přesně na to, co jste označil jako ztrátu času. Ani jeden nevyžaduje nic technického.
Nahrajete do něj až několik desítek dokumentů najednou — instrukce, směrnice, zápisy, normy — a ptáte se napříč všemi. Odpovídá jen z toho, co jste mu dal, a u každé odpovědi ukáže, ze kterého dokumentu a odkud přesně čerpal.
Proč zrovna vám: uvedl jste, že denně hledáte informaci v interních dokumentech déle než deset minut. Tohle je nástroj postavený přesně na tenhle problém, a to odkazování na zdroj řeší i vaši obavu, že se výstupům nedá věřit — vidíte, odkud to má.
Zkuste to takhle: nahrajte dokumentaci k jednomu procesu, který teď mapujete, a zeptejte se, kde si dokumenty odporují.
Nahrajete Excel nebo CSV a ptáte se na něj obyčejnou češtinou. Sám si napíše výpočet, spustí ho a vrátí odpověď i s grafem. Zvládne i větší tabulky, než na jaké stačí běžný chat.
Proč zrovna vám: práci s tabulkami uvádíte mezi třemi největšími ztrátami času a databáze úkolů je vaše každodenní práce.
Dvě upozornění, ať vás nezaskočí: bezplatný tarif má jen patnáct zpráv měsíčně, takže na jednu tabulku vám vystačí a pak končí — je to ukázka, ne nástroj. Placená verze stojí zhruba dvacet dolarů měsíčně. A protože firma zatím nemá žádná pravidla pro AI, nahrávejte tam jen data, ze kterých není poznat, o jaké úkoly a lidi jde. Vyzkoušet na anonymizovaném vzorku má smysl — ostrá data až ve chvíli, kdy bude jasné, co firma povoluje.
Váš plán na 30 dní
Tři věci na začátku vám zaberou půl hodiny. Tohle je zbytek cesty — jedna věc týdně, nikdy víc. Nemusíte si nic plánovat dopředu, stačí se sem jednou týdně vrátit.
Nastavení a první tabulka
Vložte si custom instructions. Pak vezměte kus databáze úkolů a pusťte na ni Analytika úkolů. Nic víc tento týden nedělejte — chci, aby se vám první pokus povedl.
Jeden proces od začátku do konce
Vezměte proces, který právě mapujete, a pusťte na něj Editora procesních map. Nechte si vrátit tabulku i diagram. Porovnejte s tím, co máte v Excelu — zajímá vás hlavně, jestli našel mezeru, kterou jste přehlédl.
Přestaňte hledat v dokumentech
Založte si NotebookLM a nahrajte do něj dokumentaci k jednomu procesu — instrukce, směrnice, zápisy. Zeptejte se, kde si dokumenty odporují. Tohle je týden, kde by se měla projevit největší úspora času.
Ať to zůstane
Doplňte si do souboru s prompty ty, co jste si mezitím vymyslel sám. A vyberte jednu věc, která vám vyšla, a ukažte ji jednomu kolegovi. Nemusíte nic prezentovat — stačí, když mu pustíte obrazovku.
- Hledáte dokument déle než deset minut méně často než denně. Dnes je to podle vašich slov každý den.
- Máte aspoň jeden prompt, který používáte opakovaně, aniž byste ho psal znovu.
- Pustil jste AI aspoň jednou na tabulku, kterou byste jinak procházel ručně.
- Výstup upravujete míň než na začátku. Dnes uvádíte, že trochu upravíte — cílem je, aby většina šla použít rovnou.
Když po měsíci nesedí ani dvě z těchhle věcí, není chyba u vás. Znamená to, že asistenti nesedí na to, co reálně děláte, a stojí za to je přepsat.
Stane se to a je to nejčastější důvod, proč lidé s AI skončí. Skoro vždycky je problém na vstupu, ne v nástroji. Tři věci, které to spraví, v tomhle pořadí:
- Chybí kontext. AI neví, kdo jste a co děláte. To řeší custom instructions — proto jsou první krok.
- Chybí podklad. Popsal jste situaci místo toho, abyste vložil data. Vložte tabulku, dokument, konkrétní text. Rozdíl je obrovský.
- Zadání je moc široké. Řekněte, co má být výsledek a jak dlouhý. „Zkontroluj to” nefunguje. „Najdi kroky bez odpovědné osoby a seřaď je podle závažnosti” ano.
Dvě poznámky na závěr
K tomu, co jste si přál
Chtěl jste asistenta na úpravu vývojových diagramů z Excelu. Tohle jde udělat hned — Editor procesních map zvládne strukturu i vykreslení. Nesáhne jen do vašeho stávajícího souboru.
Váš druhý nápad, projet vstupní projektovou dokumentaci a najít v ní chyby a rizika, je dnes proveditelný na jednotlivých dokumentech. Napříč celou dokumentací k projektu už potřebuje firemní řešení a placené licence. Za zmínku na semináři to rozhodně stojí — je to jeden z nejkonkrétnějších nápadů, které v dotaznících padly.
K učení
Napsal jste, že se nejdřív potřebujete pořádně doučit a že byste preferoval konzultaci jeden na jednoho. Dává to smysl.
Jen jedna poznámka ze zkušenosti: u AI nefunguje jednorázové doučení. Nástroje se mění po měsících a to, co se naučíte teď, bude za půl roku jinak. Co funguje líp než kurz je mít průběžně někoho, koho se můžete zeptat ve chvíli, kdy na problém narazíte. Ať už to bude kolega, sdílený kanál ve firmě, nebo něco jiného — ta možnost se zeptat je důležitější než objem toho, co se naučíte najednou.