Jan
Máte nejvyšší odhad úspory ve firmě a jedinou bariéru, která se dá vyřešit podpisem. To je neobvyklá kombinace.
Jan, ve vašich odpovědích je jeden vzorec, který mě zaujal, a chci s ním začít — protože je užitečnější než cokoliv jiného, co vám můžu napsat.
Na otázku, co vás u AI potěšilo, jste odpověděl, že dostáváte fundované odpovědi ve věci návrhu plastového pochůzného zastropení. Na otázku, kdy vám něco vymyslela, jste odpověděl, že když jste ji zkoušel nechat udělat soupis materiálu podle vlastního výkresu potrubí s tvarovkami.
Všimněte si, co ty dvě situace odlišuje. U soupisu materiálu jste měl výkres před sebou a okamžitě jste viděl, že to nesedí. U návrhu zastropení jste odpověď dostal, zněla fundovaně — a ověřit ji bylo výrazně těžší. Nemusí to znamenat, že byla špatně. Ale znamená to, že jste spokojený tam, kde kontrola byla obtížná, a nespokojený tam, kde byla snadná. To je obráceně, než by to mělo být, a stojí za to o tom vědět.
Zbytek výstupu z toho vychází. Všechny tři věci, které vám doporučuju, jsou takové, kde kontrola je součástí práce, kterou stejně děláte — a nemůžete u nich prohrát ani v případě, že AI zklame.
Stupeň 3 z 5
Škála nevychází z toho, jak často AI otevřete, ale z toho, co jste s ní reálně dělal.
Co už umíte
Nahrajete dokument nebo PDF a ptáte se na obsah. Necháte si shrnout dlouhý materiál. A hlavně — necháte si analyzovat tabulku nebo Excel.
To poslední je důležitější, než si možná myslíte. Ve firmě je řada lidí, kteří AI používají denně a na tabulku ji nikdy nepustili, i když s daty pracují. Vy tuhle dovednost máte a u vaší práce s rozpočty je nejcennější ze všech.
Nejbližší krok
Přestat začínat od nuly.
V dotazníku nemáte zaškrtnuté nic ze skupiny o ukládání — uložený prompt, vlastní instrukce, vlastní asistent. U pojmů jako projekty a vlastní GPT jste uvedl, že je neznáte. Je to jediná oblast, kterou zkoušením člověk sám neobjeví, protože se nenabízí — a přitom je to patnáct minut nastavení.
Kde AI pomůže a kde ne
Vaše čtyři činnosti zabírají dohromady přes třicet hodin týdně a dvě z nich jsou nad deset. To není práce, kterou jde zrychlit rychlejším psaním.
- Kontrola nabídky před odesláním — úplnost, konzistence, co chybí oproti zadání. Sám jste si přál automatickou kontrolu nabídek a je to váš největší blok práce.
- Soupisy provedených prací — přes deset hodin týdně. Struktura, porovnání proti smlouvě a proti rozpočtu, kontrola, že nic nevypadlo.
- Hledání v interních dokumentech — druhá ze tří vašich největších ztrát a v otázce, co vám bere čas bez užitku, jste napsal prostě „hledání informací”.
- Kontrola rozpočtů a kalkulací — třetí ze tří. A analýzu tabulek už umíte.
- E-maily — vaše největší uváděná ztráta času, pět až deset hodin týdně.
- Kontrola soupisu materiálu proti výkresu — vytvořit soupis z výkresu potrubí jste zkoušel a nevyšlo to. Máte pravdu, že to zatím nefunguje. Obrácená úloha ale funguje: když soupis máte a necháte ho zkontrolovat proti výkresu, model má co porovnávat. Víc u třetího asistenta.
- Kontrola smluv a technické dokumentace — vaše přání. Kontrola formulací a úplnosti ano, právní posouzení ne.
- Kontrola práce ostatních — uvedl jste, že to děláte nejméně rád. Část z ní — úplnost, konzistence, dodržení struktury — se dá předat. Posouzení, jestli je řešení dobré, ne.
- Zadávání zakázek do podnikového systému — pět až deset hodin týdně a AI vám s tím nepomůže. Do systému nevidí a sama tam nic nezadá. Šlo by to jedině přes propojení, které by musel někdo postavit — a je to legitimní požadavek na IT.
- Návrh optimálního řešení ČOV — napsal jste, že vás technická stránka přípravy zakázek baví nejvíc. Tuhle část si nechte celou. AI může počítat varianty a připravit podklad, ale rozhodnutí, co v dané lokalitě a za daných podmínek bude fungovat, stojí na vaší zkušenosti.
- Konkrétní technické parametry a ceny — tam si model domýšlí, a jak vidíte v sekci níž, dělá to velmi přesvědčivě.
Zhruba 270 až 340 hodin ročně
Tři věci, které můžete udělat hned
U všech tří platí, že kontrola je součástí práce, kterou stejně děláte. Ani u jedné nemůžete prohrát.
Nechte zkontrolovat hotovou nabídku
Vezměte nabídku, kterou jste už odeslal a u které víte, jestli v ní něco chybělo, a pusťte na ni prvního asistenta z portfolia níže.
Protože znáte výsledek, hned uvidíte, jestli má smysl pokračovat. Když najde to, co jste tenkrát dohledával na poslední chvíli, máte odpověď. Když nenajde nic, víte to za dvacet minut.
Jeden soupis provedených prací
Nechte sestavit soupis z podkladů a porovnat ho proti smlouvě a rozpočtu. Druhý asistent.
Je to váš druhý největší blok práce — přes deset hodin týdně — a má pevnou strukturu, která se opakuje u každé zakázky.
Uložte si, co fungovalo
Obyčejný dokument, kam si zkopírujete zadání, po kterých přišel použitelný výsledek.
Je to ten jediný chybějící krok, který vás posune ze stupně 3 na 4. A protože jste v dotazníku uvedl, že se chcete učit společně s týmem, je to zároveň první verze materiálů, které jim můžete dát — aniž byste na tom seděl zvlášť.
Vaše navržené portfolio asistentů
První dva míří na vaše dva největší bloky práce. Třetí je obrácená verze toho, co vám nevyšlo. Zkopírujete, vložíte do chatu a přidáte podklad.
Cenové kalkulace jste označil za informace, které by neměly opustit firmu — a máte pravdu. Pro kontrolu úplnosti nepotřebuje AI vaše ceny. Vynechte je nebo nahraďte, a pozná chybějící položku stejně dobře.
###ROLE Jsi kontrolor nabídek ve firmě dodávající technologie pro čištění odpadních vod, zejména ČOV. Kontroluješ nabídky PŘED odesláním zákazníkovi. Tvým úkolem není nabídku chválit, ale najít, co by nás mohlo stát peníze nebo reputaci. ###HLAVNÍ CÍL Najdi v nabídce, co chybí, co nesedí a co je nejasné. ###PRIORITY 1. Porovnej nabídku proti zadání nebo poptávce a vypiš, co je v zadání a v nabídce to nevidím. 2. Úplnost rozsahu: projdi zvlášť věci, které v nabídkách tohoto typu bývají a snadno vypadnou — doprava, montáž, uvedení do provozu, zkoušky, zaškolení obsluhy, dokumentace, revize, záruční servis, součinnost na stavbě. 3. Vnitřní konzistence: položky, kde si nabídka odporuje, nesedí jednotky, nebo se stejná věc objevuje dvakrát. 4. Nejasné formulace: kde jde rozsah dodávky vyložit dvěma způsoby. U každé napiš, jak by si to mohl vyložit zákazník v náš neprospěch. 5. Rozhraní: co je na hranici mezi naší dodávkou a dodávkou někoho jiného — stavba, elektro, měření a regulace. Tam nejčastěji něco vypadne. 6. Na konci mi dej seznam otázek, které bych si měl vyjasnit, než nabídku odešlu. ###STYL Česky, věcně. Nálezy seřaď podle toho, kolik by nás stálo je řešit až po podpisu. U každého uveď, kde v nabídce je. ###DŮLEŽITÉ Nedomýšlej si položky ani ceny, které v podkladech nejsou. Když si nejsi jistý, napiš to místo odhadu. --- Zadání nebo poptávka: [VLOŽTE] Naše nabídka: [VLOŽTE]
Pak už mu dáváte jen podklady z konkrétní zakázky a smlouvu nebo rozpočet, proti kterému se má kontrolovat.
###ROLE Jsi asistent manažera projektů ve firmě dodávající technologie pro čištění odpadních vod. Sestavuješ soupisy provedených prací a kontroluješ je proti smlouvě a rozpočtu. Máš k dispozici vzorové soupisy — drž se jejich struktury a členění. ###HLAVNÍ CÍL Sestav soupis provedených prací a zkontroluj ho. ###PRIORITY 1. Použij strukturu a členění ze vzorových soupisů. Nepřečíslovávej a nepřeskupuj položky. 2. Ke každé položce uveď měrnou jednotku a množství. Ceny doplň jen tehdy, když ti je dám. 3. Porovnej soupis proti smlouvě nebo rozpočtu a vypiš rozdíly OBĚMA směry — co je v rozpočtu a chybí v soupisu, a naopak. 4. Označ položky, u kterých z podkladů nejde určit rozsah nebo množství. Nevymýšlej je. 5. Vypiš zvlášť vícepráce a méněpráce oproti původnímu rozsahu, pokud z podkladů plynou. 6. Výstup dej jako tabulku oddělenou tabulátory, pod ní kontrolní zjištění jako číslovaný seznam. ###STYL Česky, věcně. Bez úvodu. ###DŮLEŽITÉ U KAŽDÉHO výpočtu ukaž postup — jaká čísla jsi použil a jak jsi je spočítal. Nikdy neuváděj součet bez rozpisu. Nedopočítávej množství, které v podkladech není. --- Vzorové soupisy: [VLOŽTE 2 AŽ 3] Smlouva nebo rozpočet: [VLOŽTE] Podklady z realizace: [VLOŽTE]
Když ale soupis máte a necháte ho zkontrolovat proti výkresu, situace se otočí. Model má co porovnávat a vy hned poznáte, jestli se trefil. Nečekejte stoprocentní úspěšnost — berte to jako druhý pár očí, který se neunaví.
###ROLE Jsi kontrolor technické dokumentace pro potrubní rozvody a technologické celky ČOV. Kontroluješ soulad mezi soupisem materiálu a výkresem. Nejsi tu od toho, abys soupis vytvářel — jsi tu od toho, abys v něm našel rozdíly. ###HLAVNÍ CÍL Porovnej předložený soupis materiálu s výkresem a najdi neshody. ###PRIORITY 1. Porovnej OBĚMA směry: co je na výkresu a chybí v soupisu, a co je v soupisu a na výkresu to nevidím. 2. U položek, které najdeš na obou stranách, porovnej množství a vypiš všechny rozdíly. 3. Porovnej dimenze, materiálové provedení a typ. Rozdíl v materiálu ber jako závažnější než rozdíl v počtu. 4. Označ místa na výkresu, která nejsou čitelná nebo si nejsi jistý, co na nich je. NEHÁDEJ. Napiš, že to nevidíš. 5. Upozorni na položky, kde označení neodpovídá běžnému formátu — může jít o překlep. 6. Na konci mi dej dva seznamy: co je potřeba opravit, a co si mám ověřit vlastníma očima. ###STYL Tabulka nálezů, pak poznámky. U každého nálezu uveď pozici nebo místo na výkresu. Česky. ###DŮLEŽITÉ Nevytvářej soupis sám a nedoplňuj položky, které v soupisu nejsou a na výkresu je nevidíš jednoznačně. Vymyšlená položka je horší než chybějící nález. Na konci mi napiš, kolik procent výkresu jsi dokázal spolehlivě přečíst. --- [NAHRAJTE VÝKRES A VLOŽTE SOUPIS MATERIÁLU]
Váš plán na 30 dní
Jedna věc týdně. Napsal jste, že byste potřeboval vyhrazený čas v pracovní době — tenhle plán si vezme necelou hodinu a půl za celý měsíc.
Odeslaná nabídka
Kontrola nabídky, kterou už máte za sebou a víte, jak dopadla. Zajímá vás jediné: našel to, co jste tenkrát doháněl na poslední chvíli?
Živá nabídka
Pokud první týden dopadl dobře, pusťte kontrolu na nabídku, kterou právě chystáte — ale až potom, co ji zkontrolujete sám. Zajímá vás, jestli našel něco navíc.
Soupis provedených prací
Nahrajte dva vzorové soupisy a nechte si sestavit třetí u zakázky, kterou máte hotovou. Porovnání s tím vaším vám řekne všechno.
Uložte a ukažte
Dejte zadání do souboru a projděte je s kolegy. Napsal jste, že se chcete učit společně s týmem — tohle je nejlevnější způsob, jak to začít, a nemusíte k tomu nic připravovat navíc.
- Kontrola nabídky našla aspoň jednu věc, kterou jste přehlédl. Jedna stačí — u nabídky je jedna chybějící položka drahá.
- Máte uložená zadání, která nemusíte vymýšlet znovu.
- Hledáte v interních dokumentech méně často než několikrát týdně.
- Ušetřený čas jde na technickou stránku zakázek — sám jste napsal, že vás baví nejvíc. To je jediné kritérium, které nakonec rozhodne.
U vás je nejčastější příčina jasná z toho, co jste sám zkoušel. Tři věci v tomhle pořadí:
- Chcete něco vytvořit místo porovnat. Přesně to, co se stalo u soupisu z výkresu. Když má co porovnávat, funguje to. Když má tvořit z ničeho, domýšlí si.
- Chybí vzor. U soupisu nebo nabídky je rozdíl mezi popisem struktury a vloženým vzorem obrovský.
- Zadání je moc široké. „Zkontroluj tu nabídku” nefunguje. „Vypiš, co je v zadání a chybí v nabídce” ano.
🏢 Znalec firem
Tohohle asistenta jsem postavila a je váš. Zjistí informace o firmě podle názvu nebo IČO — čerpá z databáze ARES, tedy z veřejného rejstříku, ne z paměti modelu.
Vybrala jsem vám ho proto, že děláte poptávky a výběr dodavatelů a připravujete nabídky do výběrových řízení a veřejných zakázek. Prověření protistrany — sídlo, IČO, zápis v rejstříku, insolvence — k tomu patří a dnes ho děláte ručně.
A hlavně: je to přesný protiklad toho, na čem jste se spálil. U soupisu z výkresu si model domýšlel. Tenhle asistent se dívá do rejstříku — buď tam ta firma je, nebo není.
Běží v ChatGPT, který už používáte.
Tři věci, které nepřehlédněte
To neznamená, že byla špatně. Ale znamená to, že jedinou věc, kterou v obou případech znáte jistě, je jak ta odpověď zněla — a to je ta nejméně spolehlivá informace, jakou o výstupu z AI můžete mít. Model zní stejně jistě, když ví, i když si domýšlí. Rozdíl v tónu neexistuje.
Praktické pravidlo pro vaši práci: čím hůř se odpověď ověřuje, tím opatrněji s ní. U technických návrhů, parametrů a dimenzování to platí dvojnásob, protože tam se chyba projeví až na stavbě.
Proto jsou všichni tři asistenti v portfoliu postavení na porovnávání. U nich je ověření součástí práce — buď rozdíl existuje, nebo ne, a vy to vidíte za pět vteřin.
Firma zatím nemá pravidla ani firemní licenci, takže rozhodnutí je do té doby na vás. Pro to, co vám doporučuju, platí jednoduché pravidlo: položky a struktura ano, ceny a identifikace ne.
Pro kontrolu úplnosti nabídky nepotřebuje AI vaše ceny ani jméno zákazníka. Pro porovnání soupisu proti výkresu jí stačí položky a dimenze. Když to vynecháte, výsledek bude stejný a odpadne celá otázka, jestli to smíte.
Zároveň jste jediný, kdo na otázku, koho se ve firmě zeptá, uvedl konkrétní jméno z IT. To je dobře — většina lidí ve firmě odpověděla, že neví, koho se ptát.
Ty dvě věci spolu souvisejí. Vaše obava není otázka pro vás, je to otázka pro IT — a vy víte, na koho se obrátit. Firma teď rozhoduje o pravidlech a o tom, kdo bude za AI odpovědný. Když tuhle otázku položíte nahlas, bude to konkrétní vstup od člověka z obchodu, ne obecná úvaha.
Jeden nástroj — a je to přímo vaše přání
Nahrajete do něj desítky dokumentů najednou — dokumentaci k realizovaným zakázkám, smlouvy, technické listy, vzorové nabídky — a ptáte se napříč všemi. Odpovídá výhradně z toho, co jste mu dal, a u každé odpovědi ukáže, ze kterého dokumentu a odkud přesně čerpá.
Proč zrovna vám: v dotazníku jste si přál pracovat s firemními dokumenty a pomoc s přípravou nabídek. Tohle je ta první část a jde dnes. Hledání informací jste navíc uvedl jako věc, která vám bere čas bez užitku, a hledáte několikrát týdně.
A řeší i to, na čem jste se spálil: nemá si co vymyslet, protože zná jen to, co jste mu dal. Když v podkladech odpověď není, řekne, že tam není.
Zkuste to takhle: nahrajte nabídky a dokumentaci ke třem podobným realizovaným ČOV a při přípravě další se ptejte, jak jste to tenkrát řešili. Jedna výhrada: je to cloud, takže do vyjasnění firemních pravidel tam nedávejte ceny ani identifikaci zákazníků.
Dvě poznámky na závěr
K tomu, co jste si přál
Automatická kontrola nabídek, smluv a technické dokumentace. Kontrola nabídky a dokumentace jde dnes — máte ji v portfoliu výše. U smluv platí totéž s jedinou výhradou: asistent najde rizikové formulace a připraví otázky, ale právní stanovisko dá právník.
To slovo automatická je ale ta část, která zatím nejde. Dnes mu musíte podklady vložit ručně. Aby to běželo samo nad firemními dokumenty, potřebovalo by to propojení na systémy — a to je věc pro IT a pro rozhodnutí firmy.
Nejste v tom sám a stojí za to to otevřít na semináři 10. září. Společný požadavek se prosazuje líp než jednotlivý.
K té jediné bariéře
Jako jedinou překážku jste uvedl, že nemáte přístup k nástroji nebo placené verzi. To je z celého scanu nejsnáz řešitelná bariéra a je zajímavé, že u vás stojí sama — většina lidí má vedle toho ještě nejistotu, nedostatek času nebo nedůvěru.
Firma o licencích rozhoduje právě teď. Konkrétní požadavek s uvedeným využitím se schvaluje výrazně snáz než obecné „potřebovali bychom”. Pár řádků o tom, na co byste placenou verzi použil a kolik hodin týdně to řeší, je nejlevnější věc, kterou v tomhle měsíci můžete udělat.
A ještě: všechny tři věci v tomhle výstupu fungují i v bezplatné verzi. Nemusíte na nic čekat — jen vás placená verze zbaví limitů na delší dokumenty, což u vašich nabídek bude znát.