Michal
Vaše přání je jediné v celém scanu, kde jste si sám napsal i řešení. Jen jste to nespojil dohromady.
Michale, budu stručná, protože z vašeho dotazníku je zřejmé, že o AI nemáte potřebu číst dlouhé texty. Zaškrtl jste, že nevěříte výstupům, že na to nemáte čas a že tipy nehledáte, protože na to nemáte prostor. To respektuju.
Zajímavé je něco jiného. V otázce, co byste od asistenta chtěl, jste napsal: porovnat skutečné náklady projektu podle faktur z ERP proti původnímu rozpočtu v Excelu. A dodal jste, že soupis položek je možné z ERP do Excelu exportovat.
Tím jste popsal celý postup. Vyexportujete náklady, přiložíte rozpočet, dostanete porovnání položku po položce. Nepotřebujete k tomu žádné propojení, žádnou licenci a nikdo pro vás nemusí nic stavět. A je to zároveň to, co jste v jiné otázce označil za věc, která vám bere nejvíc času.
Ještě jedna věc. Uvedl jste, že výstupy z AI nepoužíváte. To dává smysl, když se ptáte na technická specifika a ona se splete, jak jste popsal. Ale u porovnání dvou tabulek je to jinak — ona si tam nemá co vymyslet, protože obojí jí dáte vy. A ověření je součástí práce, kterou stejně děláte. Nemáte co ztratit.
Stupeň 2 z 5
Škála nevychází z toho, jak často AI otevřete, ale z toho, co jste s ní reálně dělal.
Co jste dělal zatím
Používáte AI hlavně jako rychlejší vyhledávač — necháte si něco vysvětlit místo složitého hledání na internetu. To jste uvedl jako poslední použití i jako to, co vás na AI zaujalo.
Je to legitimní použití, ale je to zároveň to nejrizikovější. Když se ptáte na informace, které AI nemá, doplňuje si je. Přesně to jste zažil u těch technických specifik.
Nejbližší krok
Přestat se ptát a začít vkládat.
Rozdíl je zásadní a u vás vysvětluje všechno. Když se ptáte, AI odpovídá z paměti a může se splést. Když jí dáte dvě tabulky a řeknete „najdi rozdíly”, nemá si co vymyslet — pracuje jen s tím, co má před sebou. Vaše nedůvěra na ten druhý případ nesedí.
Kde AI pomůže a kde ne
Uvedl jste, že se u vás většina práce opakuje. To je vysoké číslo. Část té rutiny ale sedí v SAPu, kam AI nedosáhne — a to je potřeba rozlišit.
- Porovnání skutečných nákladů proti rozpočtu — pět až deset hodin týdně a zároveň vaše největší uváděná ztráta času. Export z ERP plus rozpočet v Excelu, a máte porovnání položku po položce včetně toho, kde se rozešly. Jde to dnes.
- Kontrola úplnosti předávací dokumentace — přes deset hodin týdně, váš největší blok. Seznam toho, co má být v dokumentaci, proti tomu, co skutečně máte. Vypadne z toho, co ještě sehnat.
- Hledání informací v interních dokumentech — druhá z vašich tří největších ztrát, denně přes deset minut.
- Poptávkové e-maily dodavatelům — sháníte materiál a subdodávky u dodavatelů v místě montáže. Text poptávky je pokaždé podobný, mění se jen zakázka a lokalita.
- Shánění dokumentů do předávací dokumentace — u dokumentů, které máte, ano. U shánění na webu a u dodavatelů pomůže se strukturou a texty, ale samotné dohledávání je komunikace.
- Hledání dodavatelů v místě montáže — uvedl jste to jako věc, kterou děláte nejméně rád. AI vám sestaví seznam, ale musíte použít režim s vyhledáváním na internetu a výsledky si ověřit, jinak si firmy vymyslí. Podrobněji u třetího asistenta.
- Vkládání položek z cenových nabídek do SAPu — přes deset hodin týdně a je fér říct rovnou: tohle je vaše největší rutina a AI vám s ní teď nepomůže. Do SAPu nevidí a sama tam nic nevloží. Šlo by to jedině přes propojení, které by musel někdo postavit a firma schválit. Je to legitimní požadavek na IT a stojí za to ho vyslovit — ale nevyřešíte ho vy příští týden.
- Technická specifika konkrétních výrobků — přesně to, na čem jste se spálil. AI parametry konkrétních zařízení nezná spolehlivě a bude si je domýšlet. Katalogové údaje si berte od výrobce.
- Činnosti s příliš krátkým deadlinem — uvedl jste je jako to, co děláte nejméně rád. AI to nezrychlí natolik, aby se z krátkého termínu stal dlouhý. To je věc plánování, ne nástroje.
Zhruba 180 až 270 hodin ročně
Tři věci, které můžete udělat hned
První z nich je ta hlavní. Kdybyste udělal jen ji, výstup splnil účel.
Porovnejte náklady s rozpočtem u uzavřeného projektu
Vyexportujte z ERP soupis položek u projektu, který už máte hotový a víte, jak dopadl. Přiložte původní rozpočet z Excelu a použijte prvního asistenta z portfolia níže.
Proč zrovna u hotového projektu: znáte správný výsledek, takže hned uvidíte, jestli se trefil. Když ano, máte vyřešenou činnost, která vám bere nejvíc času. Když ne, víte to za dvacet minut a nemusíte to řešit.
Nechte zkontrolovat předávací dokumentaci
Vezměte seznam toho, co má předávací dokumentace obsahovat, a seznam toho, co k projektu skutečně máte. Necháte si vypsat, co chybí a co je potřeba sehnat.
Je to váš největší blok práce a shánění dokumentů jste uvedl jako jeho podstatnou část.
Uložte si zadání, které fungovalo
Obyčejný dokument se zadáním, po kterém přišel použitelný výsledek.
Píšete, že byste potřeboval hotové materiály a návody, které nemusíte tvořit. Tenhle krok je to nejmenší, co si můžete udělat sám, a znamená, že příště nezačínáte od nuly.
Vaše navržené portfolio asistentů
První je to, co jste si sám přál. Druhý řeší váš největší blok práce. Třetí to, co děláte nejméně rád. Zkopírujete, vložíte do ChatGPT a přidáte podklad.
Před vložením vymažte názvy dodavatelů a čísla faktur. Cenové kalkulace jste sám označil za informace, které by neměly opustit firmu. Pro porovnání jsou potřeba položky a částky, ne identifikace protistrany.
###ROLE Jsi asistent koordinátora projektů ve firmě dodávající technologie na čištění a úpravu vody. Porovnáváš skutečné náklady projektu proti původnímu rozpočtu. ###HLAVNÍ CÍL Porovnej obě tabulky položku po položce a ukaž mi, kde se rozešly. ###PRIORITY 1. Přiřaď položky z obou tabulek k sobě. Když se názvy liší, ale jde o totéž, přiřaď je a označ, že to je tvůj odhad. 2. U každé dvojice ukaž: rozpočet, skutečnost, rozdíl v Kč a rozdíl v procentech. 3. Seřaď výstup podle absolutní výše rozdílu, ne podle pořadí v tabulce. Nejdřív to, co stojí nejvíc. 4. Zvlášť vypiš položky, které jsou ve skutečnosti a v rozpočtu nejsou — a naopak. 5. Rozděl výsledek do skupin, které používáme: celkové náklady, montáže, materiál, stroje a zařízení. Když skupinu z dat nepoznáš, dej položku zvlášť. 6. Na konci mi shrň třemi větami, kde projekt utekl nejvíc a čím to podle dat je. ###STYL Tabulka jako první, shrnutí až pod ní. Česky. ###DŮLEŽITÉ U KAŽDÉHO výpočtu ukaž, z jakých čísel jsi ho udělal. Nikdy neuváděj součet ani rozdíl bez rozpisu, ať si ho můžu ověřit. Nedopočítávej položky, které v datech nejsou, a když si přiřazením nejsi jistý, napiš to místo odhadu. --- Původní rozpočet: [VLOŽTE] Skutečné náklady z ERP: [VLOŽTE]
Vyplatí se to nastavit jednou. Když mu vložíte i seznam typických dodavatelů dokumentů, bude vám u chybějících položek rovnou psát, u koho je shánět.
###ROLE Jsi asistent koordinátora projektů. Kontroluješ úplnost předávací dokumentace k dodávce technologického celku pro čištění nebo úpravu vody. ###HLAVNÍ CÍL Porovnej požadovaný obsah dokumentace s tím, co k projektu skutečně mám, a řekni mi, co chybí. ###PRIORITY 1. Vypiš, co chybí. To je hlavní výstup — dej ho na začátek. 2. U každé chybějící položky napiš, kdo ji obvykle dodává: výrobce, subdodavatel, montážní firma, nebo my sami. 3. Označ položky, které mám, ale vypadají neúplně — chybí revize, podpis, datum, příloha. 4. Označ položky, které mám navíc a v požadavcích nejsou. Můžou tam patřit, ale ať o nich vím. 5. Seřaď chybějící položky podle toho, jak dlouho obvykle trvá je sehnat. Co trvá nejdéle, řeš první. 6. Na konci mi připrav krátký text, který můžu poslat dodavateli s žádostí o doplnění. ###STYL Nejdřív seznam chybějícího, pak zbytek. Česky, věcně, bez úvodu. ###DŮLEŽITÉ Nedomýšlej si dokumenty, které v žádném z obou seznamů nejsou. Když je požadavek nejasný, napiš to místo odhadu. --- Co má dokumentace obsahovat: [VLOŽTE POŽADAVKY NEBO VAŠI ŠABLONU] Co k projektu mám: [VLOŽTE SEZNAM]
A pak si to ověřte. Existenci firmy potvrdíte v ARESu — k tomu máte dárek na konci tohohle výstupu. Berte to jako seznam, kde začít volat, ne jako ověřený výběr.
###ROLE Jsi asistent koordinátora projektů. Pomáháš mi najít dodavatele materiálu a subdodávek v místě montáže — jeřáby, nakladače, dopravu, drobný materiál, ubytování pro montážní četu. ###HLAVNÍ CÍL Sestav mi seznam možných dodavatelů v dané lokalitě a připrav poptávku, kterou jim pošlu. ###PRIORITY 1. Používej vyhledávání na internetu. U KAŽDÉ firmy uveď odkaz na zdroj, kde jsi ji našel. 2. Když firmu nemůžeš doložit odkazem, NEUVÁDĚJ ji. Kratší seznam je lepší než vymyšlený. 3. U každé firmy uveď: název, obec, na co se zaměřuje, kontakt, pokud je veřejně dostupný. 4. Seřaď je podle vzdálenosti od místa montáže, které ti zadám. 5. Napiš, co u které firmy není jisté a co si mám ověřit. 6. Na konci připrav text poptávky, který můžu rozeslat — stručný, věcný, s místem pro doplnění termínu a rozsahu. ###STYL Tabulka firem, pak text poptávky. Česky. ###DŮLEŽITÉ NIKDY si nevymýšlej firmy, adresy, telefony ani ceny. Když v dané lokalitě nic nenajdeš, napiš to. Ceny neodhaduj vůbec. --- Místo montáže: [OBEC A OKRES] Co potřebuji sehnat: [POPIŠTE]
Váš plán na 30 dní
Jedna věc týdně, žádná déle než dvacet minut. Napsal jste, že na to nemáte čas — tenhle plán si dohromady vezme necelou hodinu za celý měsíc.
Uzavřený projekt
Porovnání nákladů proti rozpočtu u projektu, který znáte. Zajímá vás jedno číslo: kolik rozdílů našel a kolik z nich sedělo. Tohle je test, ne práce.
Živý projekt
Pokud první týden dopadl dobře, použijte to na projekt, který právě běží. Tady se ukáže, jestli vám to ušetří ty hodiny, o kterých píšu výš.
Předávací dokumentace
Nechte zkontrolovat úplnost dokumentace u nejbližšího předávaného projektu. Zajímá vás, jestli našel něco, co jste ještě neřešil.
Rozhodněte se
Po měsíci budete vědět, jestli vám to k něčemu je. Obojí je legitimní výsledek. Když ano, uložte si zadání a používejte je dál. Když ne, aspoň víte, na čem jste, a nemusíte se tím dál zabývat.
- Porovnání nákladů trvalo míň než ručně a rozdíly seděly.
- AI jste něco vložil, místo abyste se jí ptal. Dnes ji používáte jen na dotazy.
- Aspoň jednou jste výstup použil, ne jen přečetl. Uvedl jste, že výstupy nepoužíváte vůbec.
- Nezabralo vám to žádný čas navíc — jen jste stejnou práci udělal jinak.
U vás je nejčastější příčina jasná z toho, co jste popsal. Tři věci v tomhle pořadí:
- Ptáte se místo abyste vkládal. Tohle je u vás příčina číslo jedna. Technická specifika, parametry, ceny — tam si vymýšlí. Dejte jí tabulku a nemá si co vymyslet.
- Tabulka je vložená rozsypaná. Když se sloupce rozjedou, přiřadí položky špatně. Vložte to jako text s tabulátory, ne jako obrázek.
- Zadání je moc široké. „Porovnej to” nefunguje. „Přiřaď položky k sobě a ukaž rozdíl v Kč a v procentech” ano.
🏢 Znalec firem
Tohohle asistenta jsem postavila a je váš. Zjistí informace o firmě podle názvu nebo IČO — čerpá z databáze ARES, tedy z veřejného rejstříku, ne z paměti modelu.
Vybrala jsem vám ho proto, že sháníte materiál a subdodávky u dodavatelů v místě montáže a v dotazníku píšete, že shánění u neznámých dodavatelů děláte nejméně rád. Prověření firmy, kterou neznáte, je přesně to, co u toho děláte ručně.
A hlavně: je to protiklad toho, co vás od AI odradilo. Vaše špatná zkušenost vznikla tím, že si model vzpomínal. Tenhle asistent se dívá do rejstříku. To je rozdíl, který uvidíte hned u prvního dotazu.
Běží v ChatGPT, který už používáte.
Tři věci, které nepřehlédněte
Příčina je v tom, na co se ptáte. Vaše dosavadní použití je „nech si vysvětlit místo hledání na internetu” — a to je typ úlohy, kde AI odpovídá z paměti a vy nemáte jak poznat, jestli má pravdu, aniž byste si to stejně našel. Pak je celý ten dotaz zbytečný a vaše nedůvěra je logickým důsledkem.
Všechny tři úlohy, které vám doporučuji, mají jednu společnou vlastnost: ověření je součástí práce, kterou stejně děláte. Když vám ukáže, že položka v rozpočtu byla o třicet tisíc nižší, podíváte se do tabulky a za pět vteřin víte, jestli má pravdu. Tam se nedá prohrát.
Firma zatím nemá pravidla ani firemní licenci, takže rozhodnutí je do té doby na vás. Pro to, co vám doporučuji, ale platí jednoduché pravidlo, které nic nezkazí: položky a částky ano, názvy dodavatelů a čísla faktur ne.
Pro porovnání rozpočtu se skutečností nepotřebuje AI vědět, který dodavatel co dodal. Když názvy nahradíte označením „Dodavatel A”, výsledek bude úplně stejný a vy si je zpátky doplníte za dvě minuty.
V tom druhém máte pravdu — směrnice se teprve schvaluje a odpovědná osoba zatím určená není. To se v nejbližších týdnech změní.
V tom prvním pravdu nemáte, i když o tom nemůžete vědět. Ve firmě jsou lidé, kteří jsou s AI výrazně dál než vy, jen o nich nevíte, protože se to nikde nesdílí. Seminář 10. září je nejlevnější příležitost si odtud odnést dvě jména — a nemusíte na něm nic říkat.
Jeden nástroj, až budete chtít
Schválně jen jeden a schválně až potom. Nemá smysl přidávat nástroje, dokud vám nezačne fungovat porovnávání nákladů.
Nahrajete do něj celou dokumentaci k projektu — smlouvy, technické listy, protokoly, zápisy — a ptáte se napříč vším najednou. Odpovídá výhradně z toho, co jste mu dal, a u každé odpovědi ukáže, ze kterého dokumentu a odkud přesně čerpá.
Proč zrovna vám: hledání informací v interních dokumentech patří mezi vaše tři největší ztráty času a denně vám sebere přes deset minut. Zároveň sháníte dokumenty do předávací dokumentace, takže se v podkladech pohybujete pořád.
A hlavně kvůli té nedůvěře: tenhle nástroj si nemá co vymyslet, protože nezná nic než to, co jste mu dal. Když v podkladech odpověď není, řekne, že tam není. Je to nejblíž tomu, co od AI chcete — rychlé hledání bez rizika, že si něco domyslí.
Dvě poznámky na závěr
K tomu, co jste si přál
Porovnání skutečných nákladů z ERP proti rozpočtu v Excelu je hotové a máte ho v portfoliu výše. Nejzajímavější na vašem přání je to, že jste si k němu sám dopsal i řešení — že soupis položek jde z ERP exportovat.
To je věc, kterou jinde v tomhle scanu nevidím. Většina lidí si přeje něco, co by potřebovalo propojení systémů a rozhodnutí vedení. Vy jste si přál něco, co jde udělat tento týden.
Vaše druhé přání — zpracovat najednou velké množství souborů a pomoct konstruktérům s výkresovou dokumentací — je jiná kategorie. To potřebuje firemní řešení a je to námět na seminář 10. září, ne na vás.
K tomu, že to není vaše role
V otázce, co byste potřeboval k předávání zkušeností kolegům, jste kromě jiného zaškrtl, že tohle není vaše role. Beru to a nic v tomhle výstupu s tím nepočítá. Nikde nestojí, že máte cokoliv prezentovat, učit nebo zavádět.
Zaškrtl jste ale i vyhrazený čas, hotové materiály a to, že se nejdřív potřebujete sám naučit. To jsou požadavky na firmu, ne na vás, a jsou legitimní. Firma o nich právě teď rozhoduje.
Jediné, co doporučuju, je udělat ten první krok. Ne kvůli firmě — kvůli tomu, že vám bere nejvíc času věc, kterou umíte vyřešit za dvacet minut. Zbytek nechte na těch, kdo o to stojí.