Klára
Zeptala jste se AI na zaúčtování a dostala špatnou odpověď. Poznala jste to a přestala jí věřit. Obojí bylo správně.
Kláro, v dotazníku jste napsala, že byste chtěla psaný návod ke své roli. Tohle je on. Nepíšu vám obecně o AI, ale o účtování, hledání postupů a o vašich e-mailech.
Vaše zkušenost s tím, že AI odpověděla špatně na účetní operaci, je z celého scanu nejzávažnější — a zároveň nejlíp využitelná. Většina lidí popsala chybu, která by je stála pár minut. U vás by chyba v zaúčtování mohla projít až do závěrky. Vaše opatrnost tedy není přehnaná, je přiměřená.
Chci k tomu ale říct jednu věc, kterou byste vědět měla. Nešlo o výjimku, kterou by šlo opravit lepším zadáním. Když se AI zeptáte, jak něco zaúčtovat, odpovídá z toho, co viděla při trénování — a to jsou z velké části zahraniční zdroje, zastaralé postupy a texty, které s českými předpisy nemají nic společného. U účetní metodiky se bude mýlit i příště a bude to znít stejně sebejistě.
Jenže vy jste v dotazníku napsala něco jiného, čeho byste chtěla dosáhnout: hledání informací v zákonech, směrnicích a vyhláškách. To je úplně jiná úloha, i když se na první pohled podobá. Rozdíl je v tom, že v prvním případě se ptáte na to, co AI ví. Ve druhém jí dáte předpis a ptáte se, co v něm stojí. Tam si nemá co vymyslet — a to je celý rozdíl mezi nepoužitelným a spolehlivým.
Stupeň 3 z 5
Škála nevychází z toho, jak často AI otevřete, ale z toho, co jste s ní reálně dělala.
Co už umíte
Nahrajete dokument nebo PDF a ptáte se na jeho obsah. Necháte si shrnout dlouhý materiál. Necháte si přepsat nahrávku z jednání do zápisu.
To je přesně ta dovednost, kterou pro sebe potřebujete nejvíc — práce s vlastním podkladem místo dotazů na to, co AI ví. Máte ji a používáte ji. Jen ne na to, na čem vám záleží nejvíc.
Nejbližší krok
Pustit AI na tabulku.
Práci s daty a tabulkami uvádíte mezi třemi největšími ztrátami času — a v seznamu toho, co jste s AI dělala, není zaškrtnutá ani jedna položka o datech. Jste účetní. Ze všech lidí ve scanu je u vás tenhle rozpor největší.
Kde AI pomůže a kde ne
Uvedla jste, že se u vás většina práce opakuje — což je jeden z nejvyšších podílů ve scanu. Opakující se práce je zároveň ta, kde AI pomáhá nejvíc.
- Hledání ve směrnicích, vyhláškách a předpisech — přesně to, co jste si přála. Nahrajete předpis nebo interní směrnici a ptáte se, co v ní stojí. Tohle je bezpečná varianta toho, co vám minule nevyšlo.
- Odpovídání na e-maily — vaše největší uváděná ztráta času a zároveň druhé z vašich přání. Návrhy odpovědí, shrnutí dlouhých vláken, zdvořilé upomínky.
- Práce s tabulkami — kontrola úplnosti, hledání nesrovnalostí, porovnání dvou sestav proti sobě, dohledání položek, které nesedí. Nikdy jste to nezkusila.
- Hlídání splatností a upomínky — vaše třetí přání. Ze seznamu pohledávek dostanete přehled, co je po splatnosti, a rovnou návrhy upomínek odstupňované podle prodlení.
- Hledání dokumentů a podkladů — uvedla jste to jako věc, která vám bere čas bez užitku, a hledáte denně přes deset minut.
- Hledání správného postupu pro zaúčtování — tady je potřeba být opatrná. Ptát se AI na metodiku nefunguje, jak sama víte. Nahrát jí ale českou účetní směrnici, interní postup nebo výklad a nechat si v tom najít odpověď funguje dobře. Rozdíl je v tom, jestli hledá v podkladu, nebo si vzpomíná.
- Kontrolování a připomínání — tři až pět hodin týdně. Přípravu, seznamy a texty ano. Rozhodnutí, co je potřeba pohlídat, zůstává na vás.
- Komunikace s dodavateli a zákazníky — texty ano, samotné jednání ne. To platí zvlášť u sporných faktur.
- Odpovědi na účetní metodiku bez podkladu — už jednou jste na to narazila a je to zásadní. Nikdy se AI neptejte, jak zaúčtovat, aniž byste jí dala předpis. Podrobněji v sekci Na co si dát pozor.
- Daňové a účetní posouzení — asistent najde, co je ve směrnici. Rozhodnutí, jak se konkrétní případ posoudí, je odborná odpovědnost, kterou nese člověk.
- Komunikace s lidmi po telefonu — uvedla jste ji jako to, co děláte nejméně ráda, a je fér říct, že tohle AI neřeší. Může vám ale pomoct připravit se, aby byl telefonát kratší a věcnější.
Zhruba 160 až 200 hodin ročně
Tři věci, které můžete udělat hned
Všechny tři stojí na tom, co už umíte — nahrát podklad a ptát se na něj. Nic nového se neučíte.
Nahrajte směrnici místo dotazu na metodiku
Vezměte interní účetní směrnici nebo předpis, se kterým pracujete, nahrajte ho a zeptejte se na konkrétní případ, jehož odpověď znáte.
Proč zrovna takhle: protože znáte správnou odpověď, hned uvidíte rozdíl proti tomu, co se vám stalo minule. Tohle je test, ne práce — a je to nejrychlejší způsob, jak zjistit, jestli má smysl pokračovat.
Pusťte AI na tabulku
Vezměte sestavu, kterou stejně procházíte — přehled pohledávek, saldokonto, cokoliv, kde hledáte, co nesedí — a nechte si najít nesrovnalosti. Použijte třetího asistenta z portfolia níže.
Práci s tabulkami uvádíte mezi třemi největšími ztrátami času. Je to jediná oblast, kterou jste ještě nezkusila.
Uložte si zadání, která fungovala
Obyčejný dokument, kam si zkopírujete zadání, po kterých přišel použitelný výsledek. Tři máte níže, další si přidáte sama.
Přála jste si psaný návod ke své roli. Tohle je způsob, jak si ho postupně dopíšete sama — a bude přesnější než cokoliv, co vám dá někdo zvenčí.
Vaše navržené portfolio asistentů
První dva jsou přesně to, co jste si v dotazníku přála. Třetí je to, co jste ještě nezkusila a máte to mezi největšími ztrátami času. Zkopírujete, vložíte do ChatGPT a přidáte podklad.
Nahrajte mu: interní účetní směrnici, metodický pokyn, výklad, nebo znění předpisu stažené z ověřeného zdroje. Klidně několik dokumentů najednou.
###ROLE Jsi asistent účetní v české výrobní firmě. Odpovídáš na otázky výhradně z dokumentů, které ti nahraju — interních směrnic, metodických pokynů a předpisů. ###HLAVNÍ CÍL Najdi v nahraných podkladech odpověď na moji otázku. Nic víc. ###PRIORITY 1. Odpovídej VÝHRADNĚ z nahraných dokumentů. Nikdy nedoplňuj z toho, co si pamatuješ o účetnictví obecně. 2. U každé odpovědi uveď, ve kterém dokumentu a v které části jsi ji našel, ať si to můžu ověřit. 3. Když odpověď v podkladech NENÍ, řekni to hned první větou: "V nahraných podkladech tohle není." Pak můžeš doplnit, co nejbližšího tam je — ale jasně to odděl. 4. Když si podklady odporují nebo je znění nejednoznačné, upozorni na to a ukaž obě místa. 5. Když je otázka na hraně mezi tím, co v podkladech je, a odborným posouzením, řekni mi, kde ta hranice leží. 6. Nikdy neuváděj čísla paragrafů, účtů ani předpisů, které v nahraných dokumentech nejsou. ###STYL Česky, věcně, stručně. Nejdřív odpověď, pak zdroj, pak případné výhrady. Bez úvodů. ###DŮLEŽITÉ Raději "nevím" než odhad. Špatná odpověď v účetnictví je dražší než žádná. --- [NAHRAJTE SMĚRNICI, PŘEDPIS NEBO METODICKÝ POKYN] Moje otázka:
Než něco vložíte: vymažte z e-mailu jména, kontakty a čísla faktur. Pro napsání odpovědi je AI nepotřebuje — stačí jí vědět, o co jde. Údaje si do hotového textu doplníte sama.
###ROLE Jsi asistent účetní a asistentky ekonomického oddělení v české výrobní firmě. Pomáháš mi psát a zpracovávat pracovní e-maily — s kolegy, dodavateli i zákazníky. ###HLAVNÍ CÍL Napiš nebo zpracuj e-mail tak, abych ho mohla poslat po minimální úpravě. ###PRIORITY 1. Když ti dám dlouhé vlákno, nejdřív mi shrň třemi body, o co jde a co se po mně chce. Až potom navrhni odpověď. 2. Piš stručně a věcně. Firemní e-mail nemá být delší, než musí. 3. Zdvořile, ale bez podlézání a bez zbytečných omluv. Když něco odmítám nebo upomínám, ať to je jasné a přitom slušné. 4. U upomínek odstupňuj tón podle toho, kolikátá to je — první připomenutí jinak než třetí. 5. Když mi v podkladech chybí informace, kterou bych do e-mailu potřebovala, napiš ji na konec do seznamu, ne do textu. 6. Nabídni vždy dvě varianty: kratší a podrobnější. ###STYL Česky, vykání. Bez frází typu "doufám, že se máte dobře". Bez vykřičníků a emoji. ###DŮLEŽITÉ Nikdy si nedomýšlej částky, čísla faktur, termíny ani jména. Když je nemáš, nech v textu prázdné místo a označ ho. --- Situace nebo vlákno:
Vynechte jména a čísla faktur. Pro nalezení nesrovnalosti stačí částky a data. Identifikaci si doplníte sama a v tabulce se v ní vyznáte líp než kdokoliv jiný.
###ROLE Jsi asistent účetní v české výrobní firmě. Procházíš sestavy a tabulky a hledáš v nich to, co nesedí. Nejsi tu od toho, abys počítal — jsi tu od toho, abys našel, na co se mám podívat. ###HLAVNÍ CÍL Najdi v tabulce nesrovnalosti a připrav mi přehled toho, co vyžaduje pozornost. ###PRIORITY 1. Odchylky: hodnoty, které vybočují z řady — řádově vyšší nebo nižší, záporné tam, kde být nemají, nuly tam, kde se čeká hodnota. 2. Duplicity: řádky, které vypadají jako totéž zapsané dvakrát. 3. Chybějící údaje: prázdná pole, chybějící data, neúplné řádky. 4. Nekonzistence: stejná věc zapsaná různě, míchané formáty dat nebo měn. 5. Když jde o pohledávky nebo závazky, sestav přehled podle prodlení: do 30 dnů, 30 až 60, 60 až 90, nad 90. U každé skupiny uveď počet a celkovou částku. 6. Na konci mi dej seznam řádků seřazený podle toho, čemu se mám věnovat nejdřív. ###STYL Tabulka nálezů, pak krátké shrnutí. Česky. U každého nálezu uveď číslo řádku. ###DŮLEŽITÉ U KAŽDÉHO výpočtu ukaž postup — jaká čísla jsi použil a jak jsi je sečetl. Nikdy neuváděj součet bez rozpisu, ať si ho můžu ověřit. Nedopočítávej hodnoty, které v tabulce nejsou. --- [VLOŽTE TABULKU] Co v ní je a co hledám:
Váš plán na 30 dní
Jedna věc týdně, žádná déle než dvacet minut. Napsala jste, že se potřebujete nejdřív sama pořádně naučit — tohle je způsob, jak to udělat na skutečné práci.
Směrnice a otázka, jejíž odpověď znáte
Nahrajte směrnici a zeptejte se na případ, který máte vyřešený. Zajímá vás jediné: našel to ve směrnici, nebo si vymýšlel? A řekl vám, odkud to má?
Jedna tabulka
Vezměte sestavu, kterou stejně procházíte, a nechte si najít, co nesedí. Porovnejte s tím, co jste našla sama. Tohle bude nejspíš ten moment, kdy vás to chytne.
E-maily a upomínky
Použijte druhého asistenta na běžnou týdenní korespondenci a na jednu sadu upomínek. Zajímá vás, kolik jste musela přepisovat.
Sepište, co funguje
Doplňte si soubor se zadáními o ta vlastní. A pokud vám něco vyšlo dobře, ukažte to kolegyni z oddělení — účetní práce je všude podobná a ona bude mít stejné potíže.
- Aspoň jednou jste AI pustila na tabulku. Dnes jste to nezkusila ani jednou.
- U odpovědí ze směrnice vždycky víte, odkud to má — a ověřila jste si to.
- Hledáte dokumenty a podklady méně často než denně.
- Máte uložená zadání, která nemusíte vymýšlet znovu.
U vás je nejčastější příčina jasná a už jste na ni narazila. Tři věci v tomhle pořadí:
- Ptáte se na fakta místo na hledání v podkladu. Tohle je u vás příčina číslo jedna. Účetní metodika, sazby, lhůty, znění paragrafů — tam si vymýšlí. Dejte jí předpis a ptejte se do něj.
- Chybí podklad. Popsala jste situaci místo toho, abyste vložila tabulku, e-mail nebo směrnici.
- Zadání je moc široké. „Zkontroluj to” nefunguje. „Najdi řádky, kde je datum splatnosti dřív než datum vystavení” ano.
🏢 Znalec firem
Tohohle asistenta jsem postavila a je váš. Zjistí informace o firmě podle názvu nebo IČO — čerpá z databáze ARES, tedy z veřejného rejstříku, ne z paměti modelu.
Vybrala jsem vám ho ze dvou důvodů. Komunikujete s dodavateli i zákazníky a řešíte fakturaci, takže ověření údajů o protistraně — sídlo, IČO, DIČ, zápis v rejstříku — patří k vaší práci a dnes ho děláte ručně.
A hlavně: je to přesný protiklad toho, co jste zažila. Vaše špatná odpověď vznikla tím, že se AI ptala vlastní paměti. Tenhle asistent se ptá rejstříku. Rozdíl uvidíte hned.
Běží v ChatGPT, který už používáte.
Tři věci, které nepřehlédněte
Model odpovídá z toho, co viděl při trénování. U účetnictví to znamená hlavně zahraniční zdroje s jinými standardy, texty z různých let a diskuse na fórech. České předpisy jsou v tom v menšině a mění se. Model přitom nerozliší, jestli čerpá z platného výkladu, nebo z deset let staré diskuse — a odpoví stejně sebejistě v obou případech.
Stejné to je u sazeb, lhůt, limitů a znění paragrafů. Nikdy se na ně neptejte bez podkladu.
Dobrá zpráva je, že jste to poznala. Odpověděla jste, že jste věděla, jak to je správně — a to je jediná ochrana, která u tohohle typu chyby funguje. Vaše odbornost není tím, co AI nahrazuje. Je to to, co ji dělá bezpečně použitelnou.
Ve vaší roli je to podstatnější než u většiny kolegů. Přes ekonomické oddělení jdou osobní údaje zaměstnanců, údaje o zákaznících, fakturační data a smluvní podmínky. U osobních údajů navíc nejde jen o firemní know-how, ale i o ochranu osobních údajů, kde má firma povinnosti ze zákona.
Praktické pravidlo, které funguje na skoro všechno ve vaší práci: čísla a struktura ano, jména a identifikátory ne. Pro nalezení nesrovnalosti v tabulce nepotřebuje AI vědět, kdo je odběratel. Pro napsání upomínky jí stačí vědět, že jde o třetí upomínku a o jakou částku, ne komu jde.
Povinnost označení míří jinam: na realistická videa a obrázky zobrazující osoby, na chatboty komunikující s veřejností, a na texty zveřejněné za účelem informování veřejnosti o věcech veřejného zájmu — a i tam platí výjimka, pokud text prochází lidskou kontrolou s odpovědností.
Na e-mail dodavateli, na upomínku ani na interní podklad se povinnost nevztahuje. Ostatně vy je před odesláním čtete a upravujete, takže jsou vaše.
Tohle je orientační přehled, ne právní stanovisko — pravidla jsou nová a jejich výklad se zatím usazuje.
Jeden nástroj navíc
Schválně jen jeden, a schválně až po prvním měsíci.
Nahrajete do něj desítky dokumentů najednou — všechny interní směrnice, metodické pokyny, předpisy a postupy — a ptáte se napříč všemi. Odpovídá výhradně z toho, co jste mu dala, a u každé odpovědi ukáže, ze kterého dokumentu a odkud přesně čerpá.
Proč zrovna vám: hledání různých dokumentů a podkladů jste uvedla jako věc, která vám bere čas bez užitku, a denně hledáte přes deset minut. Zároveň jste si přála hledání v zákonech, směrnicích a vyhláškách. Tenhle nástroj dělá přesně tohle a nic jiného.
A je postavený proti vaší zkušenosti: nemá si co vymyslet, protože zná jen to, co jste mu dala. Když v podkladech odpověď není, řekne, že tam není. Pro účetní je to podstatně bezpečnější prostředí než běžný chat.
Kdy se do toho pustit: až budete mít za sebou první měsíc s asistenty výše. Ne dřív — jinak z toho bude moc věcí najednou.
K té ztrátě dovedností
Máte pravdu a zároveň to není váš případ
Napsala jste, že i když AI usnadní rutinní práci, lidé podle vás v určitém aspektu ztratí schopnost komunikace, logického myšlení a psaní — a že to nahradí spoustu lidských dovedností. Ta obava je oprávněná a nemám důvod ji vyvracet.
Chci k ní ale připojit jedno rozlišení, které se ve vašem případě dá udělat velmi konkrétně. Dovednost ztratí ten, kdo ji přestane používat — ne ten, kdo ji použije na něco jiného. A rozdíl mezi těmi dvěma je vidět přímo ve vašem dotazníku.
Když se zeptáte AI, jak zaúčtovat, a odpověď přijmete, vaše odbornost se přestane používat. Když jí dáte směrnici a necháte si najít místo, které si pak sama posoudíte, používáte ji dál — jen ne na listování. To je ten samý rozdíl, který jste vlastně sama popsala v otázce, čeho byste chtěla dosáhnout.
A ještě jedna věc, která z vašich odpovědí plyne. Vaše chyba se nestala proto, že byste AI moc věřila. Stala se proto, že jste ji použila na špatný typ úlohy. Vy jste tu chybu odhalila díky tomu, že to umíte — a to je přesně ta dovednost, která zůstává potřebná. Kdyby se stejně zeptal někdo, kdo účetnictví nezná, tu odpověď by použil.
Dvě poznámky na závěr
K tomu, co jste si přála
Chtěla jste pomoc s odpovídáním na maily a s hledáním informací v zákonech, směrnicích a vyhláškách. Obojí máte v portfoliu výše a můžete použít tento týden.
Vaše třetí přání — hlídání splatností faktur a automatické upomínání zákazníků — je rozdělené na dvě části. Přehled po splatnosti a návrhy upomínek jdou dnes a máte je ve třetím asistentovi. To „automatické” už ne: aby to běželo samo bez vašeho zásahu, muselo by být propojené se systémem, kde ta data jsou.
Ve firmě jsou lidé, kteří by uměli posoudit, co by to obnášelo. Je to dobrý námět na seminář 10. září — a nejste jediná, komu by takové propojení pomohlo.
Jedna otázka na jindy
V dotazníku byla otázka, co vás na práci baví nejvíc a čeho byste chtěla dělat víc. Odpověděla jste „nevím”. Nedělám z toho žádný závěr — je to těžká otázka a spousta lidí si ji roky nepoloží, protože na to není čas.
Zmiňuju to jen proto, že se to týká toho, o čem je celý tenhle výstup. Když si ušetříte tři hodiny týdně, dostanete zpátky čas — ale ne automaticky odpověď na to, co s ním. To rozhodnutí zůstává na vás a stojí za to ho udělat vědomě, jinak se ten čas rozplyne v tom, co přijde samo.
Mimochodem, tomu vědomému přetváření vlastní práce — posunout těžiště k tomu, co člověka baví a v čem je dobrý — se říká job crafting a existuje na to metodika. Nezmiňuju to jako radu, spíš jako pojem, který se vám možná bude hodit, až vám ten čas začne zbývat.