Stanislav
Používáte AI denně na slova. A přitom máte práci, která je celá z čísel a dokumentů.
Stanislave, váš dotazník patří k nejlépe vyplněným, co jsem ve scanu četla. Napsal jste konkrétně, co děláte, kde vám mizí čas a čeho se bojíte. Nic jste nezaokrouhlil dohladka.
Vaše obava, že lidem zakrní vlastní myšlení a kreativita, není banální. Je to nejlepší důvod, proč se AI učit pořádně, a ne ji jen tak zkoušet — protože ten rozdíl je přesně v tom, jestli ji používáte místo přemýšlení, nebo na to, abyste přemýšlel o důležitějších věcech. Ve vašem případě to jde ověřit velmi konkrétně: napsal jste, že vás baví vymýšlení postupů a zlepšování a že potřebujete víc času na práci s týmem. Jestli vám AI ten čas přinese, nebo vám naopak sebere myšlení, poznáte podle toho, na co ho použijete.
Teď ta věc, kvůli které jsem se u vašeho dotazníku zastavila nejdéle. Vaše tři hlavní činnosti — zadávací dokumentace, poptávky a vyhodnocení nabídek, tvorba rozpočtu — zabírají každá přes deset hodin týdně. Všechny tři jsou o kontrole a porovnávání velkého množství dat. A v otázce, co jste s AI reálně dělal, není zaškrtnutá ani jedna položka o práci s daty a tabulkami. Používáte ji na e-maily a na vysvětlování. To je jako mít jeřáb a nosit cihly v ruce.
Poslední odpověď ve vašem dotazníku byla otázka na mě. Odpovím na ni na konci tohohle dokumentu, ale ne tak, jak asi čekáte.
Stupeň 3 z 5
Škála nevychází z toho, jak často AI otevřete, ale z toho, co jste s ní reálně udělal.
Co už umíte
Nahrajete dokument nebo PDF a ptáte se na jeho obsah. Nahrajete výkres, schéma nebo fotku a necháte si k tomu něco říct. Necháte si upravit a přeformulovat text a vytvoříte grafiku. To není málo — práce s vlastními podklady je přesně to, co u AI dává největší smysl a spousta lidí se k ní nikdy nedostane.
Nejbližší krok
Ne systematizace, i když je logicky další. Nejdřív rozšířit to, co už umíte, na čísla. Umíte nahrát dokument a ptát se na něj — s tabulkou a rozpočtem to funguje úplně stejně, jen jste to nezkusil. Je to menší krok než cokoliv jiného v tomhle výstupu a zároveň největší přínos.
Kde AI pomůže a kde ne
Vaše tři hlavní činnosti zabírají každá přes deset hodin týdně. To není práce, kterou jde zrychlit rychlejším psaním e-mailů.
- Kontrola zadávací dokumentace — přes deset hodin týdně a v otázce, co vám bere čas bez užitku, jste uvedl přímo její kontrolu a porovnávání. Nahrajete PDF a necháte si najít rozpory, chybějící přílohy, nejasné položky a termíny. To už umíte — jen jste to zatím dělal s jinými dokumenty.
- Rozpočty a kalkulace — přes deset hodin týdně a jedna ze tří největších ztrát času. Kontrola úplnosti, porovnání proti minulé zakázce, dopočet položek, hledání nesrovnalostí. Tohle jste s AI nikdy nezkusil.
- Vyhodnocení nabídek subdodavatelů — srovnávací tabulka z několika nabídek, hledání mezer, odhalení toho, co jeden nabízí a druhý mlčky vynechal. Před licitací je to nejlepší příprava, jakou můžete mít.
- Hledání v interních dokumentech — vaše největší uváděná ztráta času. Několikrát týdně přes deset minut, a jmenoval jste přímo hledání v SAPu.
- Administrativa — děláte ji nejméně rád. Zápisy, přehledy, agenda kolem rozdělování práce. Nemá to sice velký objem, ale poměr přínosu k úsilí je tu nejlepší.
- Výpočty potrubních tras a ocenění technologie — AI zvládne rozpad na položky, kontrolu úplnosti a dopočty. Výsledné číslo si ale vždy přepočítejte. Proč, vysvětluji níže v sekci Na co si dát pozor — u vás je to nejdůležitější bod celého výstupu.
- Obhlídka staveniště a návrh řešení — dopsal jste si to do seznamu činností sám. Na místě AI nepomůže, ale při zápisu z obhlídky ano. Víc o tom v doporučených nástrojích.
- Licitace o ceně s dodavatelem — příprava ano: argumenty, srovnání, kde má protistrana prostor. Samotné jednání stojí na tom, co víte o dodavateli a o trhu.
- Rozhodnutí o ceně — AI spočítá varianty a najde chyby. Kolik se do nabídky napíše, rozhodujete vy. Za to nese odpovědnost člověk, který zná zakázku, konkurenci i to, co si firma může dovolit.
- Vymýšlení postupů a zlepšování — napsal jste, že vás to baví nejvíc. Tuhle část si nechte celou. AI vám může být oponentem, ale nápad musí být váš. Jinak platí přesně to, čeho se v dotazníku bojíte.
- Práce s týmem — potřebujete na ni víc času. To je cíl, ne úkol pro nástroj.
Zhruba 270 až 360 hodin ročně
Tři věci, které můžete udělat hned
Všechny tři jsou variace na jednu jedinou dovednost, kterou už máte: nahrát podklad a ptát se na něj.
Nahrajte AI rozpočet místo dokumentu
Vezměte hotový rozpočet z uzavřené zakázky — takový, u kterého už víte, jak dopadl — a nechte si najít nesrovnalosti a chybějící položky. Použijte druhého asistenta z portfolia níže.
Proč zrovna tohle jako první: nahrát dokument a ptát se na něj už umíte. S tabulkou je to úplně stejný pohyb. A protože znáte správnou odpověď, hned uvidíte, jestli je to k něčemu.
Pusťte AI na zadávací dokumentaci
Nejbližší zadávací dokumentaci nahrajte a nechte si vypsat rozpory, chybějící informace, nejasné položky a termíny. Pak si ji projděte sám jako obvykle a porovnejte, co našla a co jste našel vy.
Kontrola dokumentace je váš největší blok práce a zároveň věc, kterou jste sám označil za časově náročnou bez odpovídajícího užitku.
Uložte si první tři prompty
Obyčejný dokument, kam si uložíte zadání, která vám fungovala. Tři máte níže, další si přidáte sám.
Zní to jako maličkost, ale je to jediná věc, která vás posune ze stupně 3 na 4. A vzhledem k tomu, že vedete oddělení a chcete se učit společně s týmem, je to zároveň první verze sdílených materiálů, které si podle dotazníku přejete a nechcete je tvořit od nuly.
Vaše navržené portfolio asistentů
Tři asistenti pro vaše tři největší časové bloky. Zkopírujete, vložíte do nového chatu a přidáte podklad. V dotazníku jste neuvedl, který nástroj používáte — tyhle instrukce fungují v ChatGPT, Claude, Copilotu i Gemini stejně.
###ROLE Jsi kontrolor zadávací dokumentace pro dodávky technologických celků na čištění a úpravu vody. Pracuješ pro dodavatele, který podle dokumentace ocení a nabídne strojní technologii. Tvým úkolem není dokumentaci shrnout, ale najít v ní to, co nás může stát peníze. ###HLAVNÍ CÍL Najdi v dokumentaci všechno, co je nejasné, rozporné nebo chybí — dřív, než podle ní naceníme. ###PRIORITY 1. Rozpory: místa, kde dokumentace na dvou místech říká něco jiného. Uveď obě místa. 2. Mezery: co v zadání chybí, ale bude to potřeba dodat. Zvlášť u rozhraní mezi profesemi — stavba, strojní část, elektro, měření a regulace. 3. Nejasné položky: kde není jasné, co přesně máme dodat, nebo kde jde specifikaci vyložit dvěma způsoby. U každé napiš, jak by se to dalo vyložit v náš neprospěch. 4. Rizika: požadavky na termíny, záruky, sankce, garantované parametry. 5. Termíny: vypiš všechny lhůty a data, která v dokumentaci najdeš, do přehledné tabulky. 6. Na konci mi dej seznam otázek na zadavatele, seřazený podle toho, kolik nás může stát, když je nepoložíme. ###STYL Česky, věcně. Seřaď nálezy podle závažnosti. U každého uveď, kde v dokumentu je. Když si nejsi jistý, napiš to místo odhadu. Nedomýšlej si obsah, který v dokumentaci není. --- [NAHRAJTE ZADÁVACÍ DOKUMENTACI]
###ROLE Jsi kontrolor rozpočtů pro dodávky strojní technologie čištění a úpravy vody. Kontroluješ rozpočty před odesláním nabídky. Nechváli — hledej, co chybí a co nesedí. ###HLAVNÍ CÍL Zkontroluj úplnost a vnitřní logiku rozpočtu, který ti vložím. ###PRIORITY 1. Úplnost: co v rozpočtech tohoto typu obvykle bývá a tady chybí. Projdi zvlášť: montáž, doprava, uvedení do provozu, zaškolení obsluhy, dokumentace, revize, zkoušky, značení, drobný spojovací materiál, lešení a manipulace. 2. Vnitřní logika: položky, kde množství neodpovídá zbytku, jednotky se míchají, nebo se stejná věc objevuje dvakrát. 3. Rozhraní: co je na hranici mezi profesemi a mohlo vypadnout, protože si každý myslel, že to dodá ten druhý. 4. Rizikové položky: kde je zadání natolik neurčité, že se skutečnost může lišit o desítky procent. 5. Když ti dám i zadání zakázky, zkontroluj rozpočet proti němu a vypiš, co je v zadání a není v rozpočtu. 6. Když ti dám dva rozpočty, porovnej je položku po položce a vypiš rozdíly oběma směry. ###STYL Nejdřív seznam nálezů seřazený podle závažnosti, pak detaily. Česky. Nedopočítávej ceny ani sazby, které jsem ti nedal. Když nemáš dost informací, řekni to. ###DŮLEŽITÉ Každé číslo, které sám spočítáš, označ a napiš, jak jsi k němu došel. Nikdy neuváděj výsledek výpočtu bez postupu. --- [VLOŽTE ROZPOČET]
###ROLE Jsi asistent nákupčího v technologické firmě. Vyhodnocuješ nabídky subdodavatelů na strojní zařízení, které jsme poptali podle přesné specifikace. ###HLAVNÍ CÍL Zjisti, jestli nabídky pokrývají to samé — a kde ne. ###PRIORITY 1. Sestav srovnávací tabulku: co který dodavatel nabízí, v jakém rozsahu, za jakých podmínek. 2. Najdi, co jeden nabízí a druhý mlčky vynechal. Tohle je nejdůležitější — nejdražší nabídka bývá ta, která něco nezahrnuje. 3. Zkontroluj každou nabídku proti naší poptávce a vypiš odchylky od specifikace. 4. Označ podmínky, které se liší: termíny, záruka, platební podmínky, doprava, montáž, uvedení do provozu. 5. Vypiš, co v nabídkách chybí a je potřeba doptat, u každého dodavatele zvlášť. 6. Na konci mi připrav podklad k jednání: u každého dodavatele tři body, kde má podle nabídky prostor. ###STYL Tabulka jako první, pak nálezy. Česky. Nikdy nedopočítávej ceny za položky, které dodavatel neuvedl — místo toho napiš, že chybí. Neurčuj vítěze, to je moje práce. --- Naše poptávka a specifikace: [VLOŽTE] Nabídky: [VLOŽTE JEDNOTLIVÉ NABÍDKY]
Váš plán na 30 dní
Jedna věc týdně. Nic z toho nevyžaduje nový nástroj ani placenou verzi.
Rozpočet z uzavřené zakázky
Pusťte Kontrolora rozpočtu na zakázku, u které znáte výsledek. Jde o jedno: kolik toho našel a kolik minul. Podle toho poznáte, jestli mu můžete věřit u živé zakázky.
Zadávací dokumentace
Nejbližší dokumentaci nahrajte a nechte si vypsat rozpory a otázky na zadavatele. Pak ji projděte sám. Porovnání obou seznamů je nejrychlejší způsob, jak zjistit, co AI vidí a co ne.
Nabídky subdodavatelů
U nejbližší poptávky nechte srovnat nabídky před tím, než si sednete k licitaci. Zajímá vás jedna věc: našel něco, co jeden dodavatel mlčky vynechal?
Ukažte to oddělení
Dvacet minut na poradě. Ne školení — jen jedna věc, která vám vyšla, a soubor s prompty, ze kterého si můžou vzít, co chtějí. Napsal jste, že se chcete učit společně s týmem. Tohle je začátek.
- Aspoň jednou jste AI pustil na tabulku nebo rozpočet. Dnes jste to nezkusil ani jednou.
- Máte uložené prompty v souboru, ne roztroušené v historii.
- Hledáte v interních dokumentech méně často než několikrát týdně.
- Ušetřený čas jde na práci s týmem — sám jste napsal, že na ni potřebujete víc prostoru. To je jediné kritérium, které nakonec rozhodne.
Stane se to a je to nejčastější důvod, proč lidé s AI skončí. Skoro vždycky je problém na vstupu. Tři věci v tomhle pořadí:
- Chybí podklad. Popsal jste situaci místo toho, abyste vložil dokument nebo tabulku. U vaší práce je tohle nejčastější příčina.
- Chybí kontext. AI neví, co je zadávací dokumentace na technologii ani co v rozpočtu obvykle bývá. Napište jí to na začátku — proto mají instrukce výše sekci ROLE.
- Zadání je moc široké. „Zkontroluj to” nefunguje. „Najdi položky, které v rozpočtu chybí oproti zadání” ano.
🏢 Znalec firem
Tohohle asistenta jsem postavila a je váš. Zjistí informace o firmě podle názvu nebo IČO — čerpá z databáze ARES, tedy z veřejného rejstříku, ne z paměti modelu.
Vybrala jsem vám ho proto, že jste v dotazníku dvakrát nezávisle uvedl vyhledávání dodavatelů — jednou jako to, na co jste AI použil naposledy, podruhé jako věc, se kterou byste chtěl pomoct. A protože poptáváte strojní zařízení u subdodavatelů, je prověření protistrany součástí vaší práce.
Rozdíl proti běžnému dotazu do chatu je zásadní: tenhle asistent údaje dohledá, nevymyslí je.
Běží v ChatGPT. Pokud tam účet nemáte, stačí bezplatná registrace.
Tři věci, které nepřehlédněte
Rozdíl je pro vás podstatnější, než se zdá. Odmítnutí poznáte okamžitě, protože je nápadné. Halucinace vypadá jako správná odpověď — model uvede číslo, normu, parametr nebo termín ve stejném tónu jako všechno ostatní a nic nenaznačí, že si ho vymyslel.
Ve vašich odpovědích to znamená jednu věc: skutečnou halucinaci jste zatím nezažil, nebo jste si jí nevšiml. A chystáte se AI pustit na rozpočty a ceny, tedy přesně tam, kde si čísla vymýšlí nejčastěji a kde je chyba nejdražší. Proto má instrukce u Kontrolora rozpočtu zvlášť napsáno, že každý výpočet musí ukázat i s postupem. Výsledné číslo si vždy přepočítejte.
To je nejširší záběr citlivých údajů ze všech, kdo scan vyplnili. A zároveň jste uvedl, že AI používáte v kombinaci firemního a soukromého účtu, a jako bariéru jmenoval, že nevíte, co smíte kvůli citlivým datům. Máte pravdu, že to nevíte — firma to zatím nedefinovala.
Do vyjasnění platí jednoduché pravidlo: struktura ano, hodnoty ne. Pro kontrolu úplnosti rozpočtu nepotřebuje AI vaše ceny. Pro nalezení rozporu v dokumentaci nepotřebuje jméno zadavatele. Vynechte čísla a jména, nechte položky a formulace — u většiny vaší práce to funguje bez rozdílu ve výsledku.
Zároveň jste jako bariéru jmenoval, že nevíte, co smíte, a že nemáte přístup k placené verzi. To jsou obě věci, které nevyřešíte sám — někdo o nich musí rozhodnout. Firma o nich rozhoduje právě teď.
Vy jste vedoucí oddělení a pracujete s nejcitlivějšími daty ve firmě. Váš požadavek na jasná pravidla váží víc než požadavek kohokoliv jiného, protože ve vašem případě jde o ceny, smlouvy a podklady k veřejným zakázkám. Seminář 10. září je nejbližší příležitost ho vyslovit.
Jeden nástroj a jedna funkce, kterou už máte
Nahrajete až desítky dokumentů najednou — dokumentaci k zakázce, smlouvy, technické listy, ceníky subdodavatelů — a ptáte se napříč všemi. Odpovídá výhradně z toho, co jste mu dal, a u každé odpovědi ukáže, ze kterého dokumentu a odkud přesně čerpá.
Proč zrovna vám: hledání informací v interních dokumentech je vaše největší uváděná ztráta času a sám jste jmenoval hledání v SAPu. Tohle SAP nenahradí, ale u dokumentů, které si stáhnete, ušetří to hledání celé.
A řeší i vaši obavu: uvedl jste, že se bojíte, že se nepozná, co je pravda, a že se výstupům nedá věřit. Tenhle nástroj si nedomýšlí — když v podkladech odpověď není, řekne, že tam není, a u všeho ostatního ukáže zdroj. Pro člověka s vaší mírou nedůvěry je to nejlepší způsob, jak začít.
V otázce, co vás na AI nejvíc překvapilo, jste uvedl hlasovou formu odpovědi a to, jak se přizpůsobí stylu mluvy člověka. Stojí za to obrátit to a použít hlas na vstup.
Proč zrovna vám: dopsal jste si do seznamu činností obhlídku staveniště před oceněním, zaměření a návrh řešení. Místo psaní poznámek na místě si můžete nadiktovat, co vidíte, a nechat si z toho udělat strukturovaný zápis z obhlídky — včetně seznamu toho, co bude potřeba doptat.
Zkuste to takhle: při nejbližší obhlídce mluvte pět minut do telefonu, jako byste to vyprávěl kolegovi. Pak nechte udělat zápis. Rozdíl proti psaní poznámek na kolenou je větší, než čekáte.
Kdy nás AI ovládne
Odpovím na jinou otázku, protože ta vaše má lepší verzi
Napsal jste ji na konec dotazníku a k tomu jste v obavách zmínil Čapka a Matrix. Beru to vážně — R.U.R. je z roku 1920 a otázka, kterou položil, je pořád otevřená. Odpověď na tu vaši v doslovné podobě nemám a nikdo ji nemá.
Zajímavější je ale ta, kterou jste položil hned vedle: obava, že lidem zakrní vlastní myšlení a kreativita. Ta je konkrétní, týká se vás a vašeho oddělení a odpověď na ni existuje — jenže ji nedá technologie, dá ji způsob použití.
Rozdíl jde popsat velmi prakticky. Když necháte AI vymyslet za sebe postup a přijmete ho, protože zní rozumně, myšlení skutečně zakrňuje. Když jí dáte na kontrolu rozpočet, který jste sestavil, a ona najde tři chybějící položky, které jste přehlédl, žádné myšlení nezakrnělo — jen se přesunulo z hledání chyb na rozhodování o ceně. Celé portfolio v tomhle výstupu je postavené na tom druhém. Ani jeden z těch tří asistentů nic nevymýšlí; všichni tři kontrolují, porovnávají a hledají mezery.
A ještě k tomu, co jste napsal, že vás baví: vymýšlení postupů a zlepšování. To je přesně ta část práce, o kterou v téhle úvaze jde — a je to zároveň jediná ze čtyř vašich činností, kterou vám v tomhle výstupu nikam nedoporučuji předat. Kdyby po půl roce používání AI přišel váš tým o schopnost přemýšlet, poznáte to jako první právě tam. Stojí za to si toho všímat.
Dvě poznámky na závěr
K tomu, co jste si přál
Chtěl jste kontrolu a posouzení velkého množství dat — výkresů, textů, rozpočtů — a vyhledávání nových dodavatelů. Tohle je celé portfolio výše, jen rozdělené na tři menší kusy, aby se dalo začít.
Ta část o vyhledávání dodavatelů je vyřešená dárkem. Zbytek zvládnete od tohoto týdne s nástrojem, který už používáte.
Kontrola opravdu velkých objemů najednou — celá dokumentace k zakázce, všechny výkresy proti soupisu materiálu — potřebuje firemní řešení a placené licence. To je věc na seminář 10. září a na rozhodnutí vedení, ne na vás.
K tomu, co vás brzdí
Zaškrtl jste pět ze sedmi věcí, které byste potřeboval k předávání zkušeností dál — vyhrazený čas, hotové materiály, nejdřív se sám doučit, podporu vedení a nástroj pro všechny. Víc než kdokoliv jiný ve scanu. To není nerozhodnost, to je popis toho, jak vypadá zavádění změny v oddělení, které vedete.
Jedna poznámka ze zkušenosti: z těch pěti věcí přijdou první tři samy, jakmile budete mít jednu hotovou věc, kterou můžete ukázat. Podpora vedení i uvolněný čas se schvalují snáz nad výsledkem než nad plánem. Proto je v plánu na měsíc jako poslední krok ukázat něco týmu, a ne se domlouvat na tom, že to zkusíte.
A nakonec: napsal jste, že se chcete učit společně s týmem. To je pro vaši roli nejlepší možná odpověď — a je to zároveň něco, co si můžete zařídit sám, bez čekání na kohokoliv.