Monika
Vaše obavy nejsou to, co vás brzdí. Jsou to nejlepší instrukce, jak s AI zacházet.
Moniko, v dotazníku jste napsala, že byste chtěla psaný návod ke své roli. Tohle je on. Nepíšu vám obecně o AI — píšu vám o poptávkových řízeních, rámcových smlouvách a analýze nákupních dat, protože to je vaše práce.
Vaše závěrečná odpověď je z celého scanu nejlépe promyšlená. Popsala jste v ní něco, co většina lidí nedokáže: že máte k AI v soukromí odmítavý postoj, rozumíte tomu, že se ve své profesi bez ní neobejdete, a že jste k tomu závěru došla vlastní úvahou, ne proto, že to někdo řekl. To je lepší výchozí pozice než nadšení. Nadšení vydrží tři týdny; rozhodnutí vydrží.
Nejvíc mě ale zaujalo něco jiného. Napsala jste, že vás na AI překvapilo, jak výrazně se výsledek zlepší, když je zadání přesnější a srozumitelnější. Tohle je nejdůležitější věc, kterou o AI jde pochopit, a vy jste na ni přišla při prvním pokusu. Spousta lidí ji nepochopí ani po roce používání a pak si myslí, že AI nefunguje.
A ještě jedna věc. Bojíte se, že když si za sebe začneme posílat agenty, přestaneme spolu mluvit jako lidé. Ve stejném dotazníku píšete, že vás nejvíc baví budování obchodních vztahů — osobní vyjednávání, návštěvy provozů, audity. Ty dvě věci spolu souvisejí a vzala jsem to vážně. V celém tomhle výstupu nenajdete jediné doporučení, které by mělo nahradit vaši komunikaci s dodavateli. Všechno směřuje opačným směrem: aby vám zbylo víc času právě na tu část.
Stupeň 1 z 5
Škála nevychází z toho, co si o AI myslíte, ale z toho, co jste s ní reálně dělala. A vy jste ji zatím zkusila jednou.
Proč to není špatná zpráva
Stupeň měří zkušenost, ne schopnosti. A vaše jediná zkušenost stojí za víc než u lidí, kteří AI otevírají denně: při prvním pokusu jste zadala sestavení panelu výrobců a distributorů konkrétního sortimentu. To je reálná pracovní úloha, ne hraní. Většina lidí si při první zkoušce nechá napsat e-mail.
Nejbližší krok
Zkusit AI podruhé, a to na jednu konkrétní věc z vaší práce.
Zní to banálně, ale mezi jedním a druhým pokusem je největší propast na celé škále. Po prvním pokusu člověk ví, že to funguje. Teprve po druhém začne přemýšlet, na co dalšího by to šlo — a od té chvíle už to jde samo.
Kde AI pomůže a kde ne
V závěru dotazníku jste napsala, že ve své roli nevidíte tolik rutinních operací, které by šlo předat. Máte pravdu a je to důležité. Vaše práce stojí na jednání a rozhodování, ne na opakování. O to zajímavější je, kde přesto prostor je.
- Pročítání a připomínkování smluv od dodavatelů — děláte to nejméně ráda a zároveň jste si přála asistenta na analýzu rizik v dodavatelských smlouvách. Ty dvě odpovědi jsou v dotazníku vedle sebe a ukazují na tu samou věc. Je to první asistent v portfoliu.
- Vyhodnocení nabídek v poptávkových řízeních — přes deset hodin týdně, váš největší blok. Srovnání nabídek, hledání toho, co jeden dodavatel mlčky vynechal, příprava podkladu k jednání.
- Analýza nákupních dat — mapujete současné postupy a navrhujete nový model pro řízení režijních výdajů. Sama píšete, že chcete AI použít na hlubší analýzu a syntézu. Tohle je přesně ono.
- Hledání v interních dokumentech — vaše největší uváděná ztráta času a v dotazníku ji popisujete jako marné pátrání. Ve firmě jste do roka, což to nejspíš ještě zhoršuje.
- Sestavování panelu dodavatelů — to, co jste zkusila při prvním pokusu. Fungovalo to a je to opakovatelné.
- Cizojazyčná komunikace s dodavateli — pomůže s formulací a s odbornou terminologií. Rozhodnutí, jak co říct a co ne, zůstává vaše.
- Sporné situace ve fakturaci — cenové rozdíly, splatnost. AI vám pomůže porovnat, co je ve smlouvě, s tím, co je na faktuře, a připravit argumenty. Samotné řešení sporu je jednání.
- Podklady pro INTRASTAT — kontrola úplnosti a konzistence ano. Odpovědnost za správnost hlášení ne.
- Upomínání a upozorňování na nedodržování postupů — uvedla jste to jako věc, která vám bere čas bez užitku. AI vám formulaci připraví rychleji, ale příčina je jinde. To je věc procesů a domluvy, ne nástroje.
- Jednání s dodavateli — osobní vyjednávání podmínek, návštěvy provozů, audity výroby, budování vztahů. Napsala jste, že je to to, co vás baví nejvíc. Ani jedno doporučení v tomhle výstupu na to nesahá a je to záměr, ne opomenutí.
- Právní posouzení smlouvy — asistent najde rizikové formulace a připraví vám otázky. Právní stanovisko dá právník. Rozdíl mezi „na tohle se zeptej” a „tohle je právně v pořádku” je zásadní a AI ho neumí udělat.
- Vedení lidí — řízení týmu operativy a administrativy. Podklady a strukturu ano, obsah rozhovoru s člověkem ne.
Zhruba 110 až 160 hodin ročně
Kde si nástroj založit
V dotazníku uvádíte, že nemáte přístup k nástroji ani k placené verzi. Firma zatím žádné licence nemá a teprve o nich rozhoduje. Do té doby vám bezplatná verze na všechno v tomhle výstupu bohatě stačí.
Doporučuji ChatGPT, a to ze tří praktických důvodů
- Používá ho většina kolegů, takže když se budete chtít zeptat, budete se ptát na to samé prostředí.
- Zvládne všechno z tohohle výstupu i v bezplatné verzi — nahrání dokumentu, práci s tabulkou i všechny tři asistenty.
- Dárek na konci tohohle dokumentu v něm běží.
Jak to udělat: jděte na chatgpt.com, zaregistrujte se pracovním nebo osobním e-mailem, a to je celé. Nic se neinstaluje. Do telefonu si můžete stáhnout stejnojmennou aplikaci, ale není to nutné.
Až firma pořídí licence, přesune se to na firemní účet a všechno, co se mezitím naučíte, zůstane platné. Nic z toho, co teď uděláte, nepřijde vniveč.
Tři věci, které můžete udělat hned
Seřazeno tak, aby první byla nejjednodušší a hned viditelná. Žádný z těch kroků nevyžaduje, abyste si předem něco nastudovala.
Zopakujte to, co vám vyšlo na školení
Zadejte znovu sestavení panelu výrobců a distributorů — tentokrát pro sortiment, který právě potřebujete. Znáte tu úlohu, víte, jak výsledek vypadá, a poznáte, jestli je použitelný.
Proč zrovna tohle jako první: potřebujete jeden pokus, který se povede. Nic nového se neučíte, jen si potvrdíte, že to funguje i mimo školení.
Nechte si projít jednu smlouvu
Vezměte návrh rámcové smlouvy od dodavatele — ideálně takový, který už máte vyřešený a víte, kde v něm byl problém — a použijte prvního asistenta z portfolia níže.
Pročítání smluv jste uvedla jako činnost, kterou děláte nejméně ráda, a analýzu rizik ve smlouvách jako to, co byste od asistenta chtěla. Tohle je ta věc, kvůli které pro vás AI stojí za to.
Uložte si zadání, které fungovalo
Obyčejný dokument, kam si zkopírujete zadání, po kterých přišel dobrý výsledek. Nic víc.
Přála jste si hotové materiály a návody, které nemusíte tvořit. Tři máte níže — ale ty vaše vlastní, vyladěné na to, jak pracujete, budou nakonec lepší. A protože vedete tým, je to zároveň první verze materiálů pro vaše lidi.
Vaše navržené portfolio asistentů
Tři asistenti pro tři konkrétní věci z vaší práce. Zkopírujete tlačítkem, vložíte do nového chatu a přidáte podklad. Nic se nenastavuje, nic se neinstaluje.
Jak mu smlouvu dodáte: nahrajete soubor přímo do chatu, nebo text zkopírujete. Než to uděláte, přečtěte si sekci Na co si dát pozor — smlouvy jste označila za informace, které by neměly opustit firmu, a máte pravdu.
###ROLE Jsi asistent manažerky strategického nákupu ve výrobní firmě. Kontroluješ návrhy rámcových a dodavatelských smluv, které nám poslala protistrana. Píšeš z pozice odběratele — hlídáš naše zájmy, ne dodavatelovy. ###HLAVNÍ CÍL Najdi v předložené smlouvě všechna místa, která jsou pro nás nevýhodná, nejasná nebo neobvyklá — a připrav mi z nich seznam otázek. ###PRIORITY 1. Nevyvážená ustanovení: kde má dodavatel právo a my povinnost, nebo kde jsou sankce jen jedním směrem. 2. Rizikové oblasti projdi vždy, i když se zdají v pořádku: odpovědnost za vady, záruka, sankce a smluvní pokuty, výpovědní podmínky, platební podmínky a splatnost, změna ceny v čase, dodací lhůty, vyšší moc, mlčenlivost, řešení sporů a rozhodné právo. 3. Nejasné formulace: kde jde ustanovení vyložit dvěma způsoby. U každého napiš, jak by ho vyložila protistrana v náš neprospěch. 4. Chybějící ustanovení: co ve smlouvách tohoto typu obvykle bývá a tady chybí. 5. Odkazy: kde smlouva odkazuje na přílohu, obchodní podmínky nebo dokument, který nemám — vypiš je zvlášť. 6. Na konci mi dej seznam otázek pro právníka, seřazený podle závažnosti, a zvlášť seznam bodů k vyjednávání s dodavatelem. ###STYL Česky, věcně. U každého nálezu uveď, ve kterém článku smlouvy je. Neposkytuj právní stanovisko — označuj, na co se zeptat. ###DŮLEŽITÉ Nikdy si nevymýšlej znění ustanovení, čísla článků ani odkazy na zákony. Když si nejsi jistý, napiš to. Raději méně nálezů než jeden vymyšlený. --- [NAHRAJTE NEBO VLOŽTE NÁVRH SMLOUVY]
###ROLE Jsi asistent manažerky strategického nákupu. Vyhodnocuješ nabídky dodavatelů, které jsme obdrželi v poptávkovém řízení podle naší specifikace. ###HLAVNÍ CÍL Zjisti, jestli jsou nabídky srovnatelné — a kde nejsou. ###PRIORITY 1. Sestav srovnávací tabulku: co který dodavatel nabízí, v jakém rozsahu a za jakých podmínek. 2. Najdi, co jeden nabízí a druhý neuvádí. Tohle je nejdůležitější — nejdražší nabídka bývá ta, která něco nezahrnuje. 3. Porovnej každou nabídku proti naší poptávce a vypiš odchylky od zadání. 4. Srovnej obchodní podmínky zvlášť: platební podmínky, splatnost, dodací lhůta, záruka, doprava, sankce. 5. Vypiš, co v každé nabídce chybí a je potřeba doptat — u každého dodavatele samostatně. 6. Na konci mi ke každému dodavateli připrav tři body, kde má podle své nabídky prostor k jednání. ###STYL Tabulka jako první, pak nálezy. Česky. Nikdy nedopočítávej ceny za položky, které dodavatel neuvedl — napiš, že chybí. Neurčuj vítěze, rozhodnutí je moje. --- Naše poptávka a specifikace: [VLOŽTE] Nabídky: [VLOŽTE JEDNOTLIVÉ NABÍDKY]
Jak mu data dodáte: zkopírujete tabulku z ERP nebo z Excelu přímo do chatu. Vynechte ceny, pokud nechcete, aby opustily firmu — struktura, četnost a dodavatelé se dají analyzovat i bez nich.
###ROLE Jsi analytik nákupu. Pomáháš manažerce strategického nákupu ve výrobní firmě zmapovat, jak se ve firmě nakupuje, a navrhnout lepší model pro režijní a nevýrobní výdaje. ###HLAVNÍ CÍL Z dat o nákupech, která ti vložím, mi řekni, co je podstatné a kde je prostor to zlepšit. ###PRIORITY 1. Začni pěti body: co v datech vidím jako hlavní zjištění. Až potom detaily. 2. Najdi koncentraci: kde se utrácí nejvíc a u kolika dodavatelů. Kde je jeden dodavatel na hodně objednávek a kde naopak mnoho dodavatelů na totéž. 3. Najdi tříštění: stejné nebo podobné položky nakupované od více dodavatelů, nebo opakované malé objednávky, které by šlo sloučit. 4. Najdi nákupy mimo systém: objednávky, které vypadají, že obešly rámcovou smlouvu nebo schválený postup. 5. Označ položky vhodné ke konsolidaci nebo k uzavření rámcové smlouvy, a zdůvodni proč. 6. Na konci mi napiš tři konkrétní kroky, které bych měla udělat jako první, seřazené podle poměru přínosu a úsilí. ###STYL Česky, bez odborného žargonu. Krátké odstavce, odrážky, tabulky kde to dává smysl. U každého zjištění uveď, ze kterých dat plyne. Když jsou data neúplná, řekni to a nedělej z nich víc, než unesou. --- Data: [VLOŽTE TABULKU NÁKUPŮ] Období a kontext: [ZA JAKÉ OBDOBÍ A CO O TĚCH DATECH VÍTE]
Váš plán na 30 dní
Jedna věc týdně, žádná déle než půl hodiny. Napsala jste, že se potřebujete nejdřív sama pořádně naučit — tohle je způsob, jak to udělat na skutečné práci místo na cvičných příkladech.
Účet a jedna smlouva
Založte si účet a pusťte Analytika rizik na smlouvu, kterou už máte vyřešenou. Protože znáte správnou odpověď, hned uvidíte, co našel a co minul. To je nejrychlejší způsob, jak zjistit, nakolik mu můžete věřit.
Jedno poptávkové řízení
U nejbližší poptávky nechte srovnat nabídky dřív, než si sednete k jednání. Zajímá vás jediné: našel něco, co jeden dodavatel mlčky vynechal?
Data o nákupech
Vyexportujte kus dat o režijních nákupech a pusťte na ně Analytika. Souvisí to přímo s vaším úkolem navrhnout nový model řízení — a je to ta část práce, kterou jste si sama označila za nejvhodnější pro AI.
Předejte jednu věc týmu
Vyberte to, co vám vyšlo nejlíp, a ukažte to lidem z operativy a administrativy nákupu. Ne školení — dvacet minut a soubor se zadáními, ze kterého si vezmou, co chtějí.
- AI jste použila víc než třikrát, a pokaždé na skutečnou práci.
- Před konzultací s právníkem jdete s konkrétními otázkami, ne s celou smlouvou.
- Máte uložené aspoň jedno zadání, které vám opakovaně funguje.
- Nepřišla jste o nic z toho, co vás na práci baví. To je u vás nejdůležitější kritérium a stojí za to si ho po měsíci vědomě zkontrolovat.
Stane se to a je to nejčastější důvod, proč lidé s AI skončí po druhém pokusu. Skoro vždycky je problém na vstupu. Tři věci v tomhle pořadí:
- Chybí podklad. Popsala jste situaci místo toho, abyste vložila smlouvu, nabídku nebo tabulku.
- Chybí kontext. AI neví, že jste na straně odběratele a co je pro vás výhodné. Proto mají instrukce výše sekci ROLE.
- Zadání je moc široké. „Zkontroluj tu smlouvu” nefunguje. „Najdi ustanovení, kde jsou sankce jen jedním směrem” ano.
🛠️ Machr na prompty
Tohohle asistenta jsem postavila a je váš. Řeknete mu vlastními slovy, co potřebujete, a on z toho udělá propracované zadání, které stačí zkopírovat a použít.
Vybrala jsem vám ho kvůli tomu, co jste sama napsala — že vás překvapilo, jak výrazně se výsledek zlepší, když je zadání přesnější a srozumitelnější. Přišla jste na to, na čem celé používání AI stojí, a přišla jste na to hned. Tohle je nástroj, který tu vaši domněnku promění v každodenní návyk. Tři instrukce z portfolia výše jsou psané stejnou logikou — až budete chtít čtvrtou, nemusíte ji vymýšlet sama.
Běží v ChatGPT. Až si založíte účet, otevřete ho odkazem níže a máte ho napořád.
Tři věci, které nepřehlédněte
Podstatné je tohle: halucinace nevypadá jako chyba. Model uvede číslo článku, znění ustanovení, odkaz na zákon nebo parametr úplně stejným tónem jako všechno ostatní. Nic nenaznačí, že si to vymyslel. Nejčastěji se to stane u čísel, u odkazů na právní předpisy a všude, kde nemá váš podklad a doplňuje si to sám.
Proto má první asistent v instrukci zvlášť napsáno, ať si nevymýšlí znění ani čísla článků. A proto první smlouva, na kterou ho pustíte, má být ta, u které už znáte odpověď.
Firma zatím nemá pravidla ani firemní licenci, takže rozhodnutí je na vás. Praktické pravidlo do té doby: struktura ano, identita ne. Pro nalezení nevýhodného ustanovení nepotřebuje AI vědět, který dodavatel smlouvu poslal. Vymažte název firmy, jména osob a ceny — a nechte znění. Výsledek to nezhorší.
Dobrá zpráva: v dotazníku uvádíte, že AI nepoužíváte v soukromém účtu. Vy jediná ze všech nemusíte nic dohánět zpětně — začínáte s čistým štítem a můžete si ta pravidla nastavit hned správně.
Povinnost označení míří na jiné věci: na realistická videa a obrázky zobrazující osoby, na chatboty, se kterými komunikuje veřejnost, a na texty zveřejněné za účelem informování veřejnosti o věcech veřejného zájmu — a i tam platí výjimka, pokud text prochází lidskou kontrolou s odpovědností.
Na e-mail dodavateli, na analýzu smlouvy ani na interní podklad se povinnost označení nevztahuje. Ostatně obojí projde vaší kontrolou, než to půjde ven.
Tohle je orientační přehled, ne právní stanovisko — pravidla jsou nová a jejich výklad se zatím usazuje.
Jeden nástroj navíc, až budete chtít
Schválně jen jeden. Začínáte a je lepší umět jednu věc pořádně než tři napůl.
Nahrajete do něj několik desítek dokumentů najednou — směrnice, rámcové smlouvy, interní postupy, ceníky — a ptáte se napříč všemi. Odpovídá výhradně z toho, co jste mu dala, a u každé odpovědi ukáže, ze kterého dokumentu a odkud přesně čerpá.
Proč zrovna vám: hledání informací v interních dokumentech je vaše největší uváděná ztráta času a popsala jste ho jako marné pátrání. Ve firmě jste do roka, takže ještě nevíte, kde co leží — a tohle je nejrychlejší náhrada za tu znalost, než ji získáte.
A řeší i vaši obavu: uvedla jste, že se bojíte, že se nepozná, co je pravda. Tenhle nástroj si nedomýšlí — když v podkladech odpověď není, řekne, že tam není. Pro někoho, kdo k AI přistupuje obezřetně, je to nejlepší možný začátek.
Kdy se do toho pustit: až budete mít za sebou první měsíc. Ne dřív.
Vaše obavy si zaslouží odpověď
Nejsou to překážky, které je potřeba překonat
Napsala jste tři věci: že nepoznáte, jestli komunikujete s živým člověkem. Že když si za sebe začneme posílat propracované agenty, přestaneme spolu mluvit otevřeně tváří v tvář. A že si necháme řídit běžné denní činnosti až do bodu, kdy nebudeme schopni sami o sobě rozhodovat.
Všechny tři jsou legitimní a ani jedna z nich není důvod AI nepoužívat. Jsou to kritéria, podle kterých se dá poznat, jestli ji používáte dobře. A dají se použít úplně prakticky.
Tady je hranice, kterou jsem v celém tomhle výstupu držela. AI se dostane ke všemu, co je příprava — projít smlouvu, srovnat nabídky, zanalyzovat data, najít v dokumentech. Nedostane se k ničemu, co je jednání. Žádný z těch tří asistentů nekomunikuje s dodavatelem, nepíše za vás vyjednávací pozici a nerozhoduje. Všichni tři vám připraví podklad, se kterým si k jednání sednete vy.
To není náhoda ani opatrnost. Vyplývá to z vašich vlastních odpovědí: napsala jste, že vás nejvíc baví budování obchodních vztahů, osobní vyjednávání, návštěvy provozů a audity. To je zároveň ta část práce, kterou se nevyplatí předat, i kdyby to šlo — protože právě v ní je hodnota, kterou firmě přinášíte vy a ne nástroj.
Jestli tahle hranice drží, si po měsíci ověříte snadno. Zeptejte se sama sebe, jestli jste díky AI strávila víc času s dodavateli, nebo míň. Pokud míň, něco se pokazilo — a bude to stát za to zastavit.
Dvě poznámky na závěr
K tomu, co jste si přála
Chtěla jste asistenta na analýzu rizik v návrzích dodavatelských smluv. Máte ho výše a můžete ho použít dnes. Je to zároveň odpověď na činnost, kterou jste označila za tu nejméně oblíbenou.
Vaše druhé přání — zanalyzovat model artiklového kódování a názvosloví skladových položek a navrhnout pravidla — je dnes proveditelné na vzorku dat. Vezměte několik set položek, nechte si najít nekonzistence ve značení a navrhnout pravidla. Na celý sortiment najednou to bude potřebovat víc, ale rozhodnout, jestli to má smysl, můžete na vzorku.
Je to zároveň dobrý námět na seminář 10. září — týká se skladu, technologie i nákupu.
K tomu, jak se učit
Jako jediná ze všech jste si přála psaný návod ke své roli. Právě proto je tenhle výstup delší a konkrétnější, než by musel být — místo obecných možností máte tři hotová zadání a plán, který se dá odškrtávat.
Jedna poznámka ze zkušenosti: u AI se nevyplatí učit se dopředu do zásoby. Nástroje se mění po měsících a to, co si nastudujete teď, bude za půl roku jinak. Co funguje líp, je naučit se jednu věc ve chvíli, kdy ji zrovna potřebujete — proto je plán postavený na skutečné práci, ne na cvičeních.
A ještě: v dotazníku uvádíte, že byste se obrátila na IT nebo na pokročilejšího uživatele z technologického oddělení. To je správná odpověď a víte ji líp než většina ostatních. Ve firmě jsou lidé, kteří jsou s AI výrazně dál — seminář 10. září je nejlevnější příležitost zjistit, kdo to je.