Žaneta
Poslední větou v dotazníku jste napsala to, co se ostatní učí měsíce: když není zdroj, ani AI neví.
Žaneto, váš dotazník obsahuje dvě věci, které v žádném jiném nejsou. Tu první jste napsala do poslední otázky: „zkušenost, že když není zdroj, ani AI neví.” To je nejpřesnější věta o AI, jakou jsem v tomhle scanu četla, a je za ní víc pochopení než za spoustou dlouhých odpovědí.
Tou druhou je vaše úvaha o důvěře. Napsala jste, že u věcí, které umíte zkontrolovat, je pro vás AI potvrzením — ale u formulací z NDA, kterým nerozumíte, byste jí musela plně důvěřovat. A dodala jste, že když se zeptáte právníka, máte e-mail, na který se můžete odkázat. To není obava, to je popis odpovědnosti, a je to přesně ta otázka, kterou si většina lidí nepoloží, dokud se něco nestane.
Teď to, kvůli čemu vám píšu na začátku a ne až v sekci s varováními. Uvedla jste, že jste AI použila na zjištění ceny dopravy z Itálie, na cenu konkrétního typu dávkovacího čerpadla a na diskusi o volbě technologie. A v otázce na to, kdy vám něco vymyslela, jste odpověděla, že nevíte.
Ceny jsou přesně ta věc, u které nemá zdroj. A vy o tom vlastně víte — napsala jste to sama v té poslední větě. Jen jste tu větu ještě nespojila s tím, na co ji používáte. Zbytek výstupu je hodně o tomhle spojení, protože vy podle těch čísel děláte nabídky zákazníkům.
Stupeň 2 z 5
Škála nevychází z toho, co o AI víte, ale z toho, co jste s ní reálně dělala.
Proč je stupeň nízký a nevadí to
Zaškrtla jste dvě věci: úpravu e-mailů a vysvětlování místo hledání na internetu. Nic víc.
Ale vy jste to nezkusila záměrně. Napsala jste, že máte obavy nahrávat do ChatGPT cokoliv firemního a že jakmile budete mít ujištění o placené verzi, začnete ji používat třeba na porovnávání smluv. To není nezájem — to je rozhodnutí, které jste udělala vědomě a správně.
Nejbližší krok
Zjistit, co jde dělat i bez firemních dat.
Vaše opatrnost je na místě, ale část vaší práce firemní data vůbec nepotřebuje — struktura nabídky, osnova prezentace, kontrola smlouvy bez názvů. Té části se týká celá další sekce a můžete s ní začít dnes, bez čekání na cokoliv.
Kde AI pomůže a kde ne
Máte dva bloky práce po deseti hodinách týdně a oba jsou o nabídkách. U zakázek na míru pro průmyslové vody to znamená, že se skoro nic neopakuje doslova — ale hodně se opakuje strukturou.
- Kontrola smluv, dodatků a NDA — sama jste napsala, že to chcete používat, jakmile bude jasno o licenci. Je to zároveň odpověď na tu vaši úvahu o důvěře: asistent nedává právní stanovisko, ale připraví vám otázky pro právníka — a vy pak máte i ten e-mail, na který se můžete odkázat.
- Zápisy z interních schůzek — uvedla jste je mezi věcmi, které vám berou čas bez užitku. Z vašich poznámek udělá čitelný zápis s úkoly.
- Struktura nabídek a prezentací pro zákazníky — váš největší blok. Osnova, argumentace, přizpůsobení tomu, co daného zákazníka zajímá.
- E-maily a komunikace — jedna ze tří největších ztrát času. Zvlášť cizojazyčná korespondence.
- Reklamace — píšete, že se o ně staráte, aby komunikace se zákazníkem nevázla, i když to není vaše práce. Aspoň texty a shrnutí vám můžou ubrat.
- Jednoduché technologické schéma do nabídky — přála jste si to, abyste nemusela čekat na konstrukci. Pro předběžný náčrt do nabídky to jde — popíšete sled technologických kroků a dostanete schéma. Do dokumentace ne. A rozhodnutí, jestli navržená sestava dává technologicky smysl, zůstává na technologickém oddělení.
- Rozpočty a kalkulace — deset hodin týdně a jedna ze tří největších ztrát. Strukturu, kontrolu úplnosti a porovnání s minulou zakázkou zvládne. Ceny ne — o tom je celá sekce Na co si dát pozor.
- Hledání ceny výrobku, který firma vyráběla — uvedla jste, že to neumíte nikde najít a že se to bude nejspíš řešit. AI to nevyřeší, dokud ta data nebudou někde dohledatelná. Je to problém systému, ne nástroje, a vaše poznámka o tom by měla zaznít na semináři.
- Zjišťování cen — dopravy, zařízení, komponent. Tady se AI mýlí nejvíc a vy podle těch čísel děláte nabídky. Podrobně hned v první červené sekci níže.
- Stanovení ceny zakázky na míru — napsala jste, že byste k tomu potřebovala křišťálovou kouli a že ji nahrazujete zkušeností kolegů. To je správný postup a AI ho nenahradí. U zakázek na míru pro průmyslové vody není cena výpočet, ale odhad rizika — a ten stojí na tom, co kdo zažil.
- Komunikace s lidmi — napsala jste, že vás baví nejvíc. Zákazníci, kontrolní dny, jednání na stavbě. Ani jedno doporučení v tomhle výstupu na to nesahá.
Zhruba 180 až 250 hodin ročně
Co jde dnes a co počká na firemní licenci
Napsala jste, že máte obavy nahrávat do ChatGPT cokoliv firemního a že jakmile budete mít ujištění o placené verzi, začnete ji používat. To je správné rozhodnutí — a zároveň to neznamená, že do té doby nemůžete nic.
Jde dnes, bez firemních dat
- Struktura a osnova nabídky nebo prezentace
- Argumentace pro konkrétní typ zákazníka
- Zápisy z vašich vlastních poznámek ze schůzek
- Formulace e-mailů a cizojazyčné korespondence
- Kontrola smlouvy nebo NDA bez názvů a čísel — samotné znění ustanovení firemní údaj není
- Náčrt technologického schématu z popisu kroků
- Vysvětlení pojmů, norem a legislativy
Počká na firemní licenci
- Vkládání celých smluv i s identifikací protistrany
- Rozpočty a kalkulace s cenami a maržemi
- Podklady k výběrovým řízením
- Kompletní nabídky s technickým řešením
- Cokoliv z CRM, včetně údajů o zákaznících
- Výkresy a technická dokumentace
Jak vypadá to „bez názvů” prakticky
U kontroly smlouvy stačí vymazat jméno protistrany, částky a čísla zakázek a nahradit je slovy „Dodavatel” a „my”. Znění ustanovení, o které jde, zůstane. Výsledek bude úplně stejný, protože AI kontroluje formulaci, ne to, kdo ji napsal. Zabere to dvě minuty a je to rozdíl mezi „nesmím” a „můžu”.
U rozpočtu je to podobné: pro kontrolu úplnosti nepotřebuje znát vaše ceny. Stačí jí položky a jednotky. Kde chybí montáž nebo uvedení do provozu, pozná i bez čísel.
Tři věci, které můžete udělat hned
Všechny tři jsou z levého sloupce — nevyžadují firemní licenci ani vkládání citlivých dat.
Přestaňte se ptát na ceny
Není to krok, který se dělá — je to krok, který se přestane dělat. Ceny dopravy, čerpadel, komponent. Nahraďte to tím, že se zeptáte na to, co má cenu ovlivňovat: jaké parametry se u dané položky liší, na co se dodavatele zeptat, co v poptávce nezapomenout.
Tam je AI užitečná a nemá si co vymyslet.
Nechte zkontrolovat jedno NDA
Vezměte NDA nebo dodatek, který už máte vyřešený, vymažte z něj názvy a částky a použijte prvního asistenta z portfolia níže.
Protože znáte výsledek, hned uvidíte, co našel a co minul. A hlavně uvidíte, jak vypadá seznam otázek pro právníka — což je přesně ta věc, kterou jste v dotazníku popsala jako chybějící.
Jeden zápis z interní schůzky
Po nejbližší interní schůzce nadiktujte nebo naťukejte poznámky a nechte si z nich udělat zápis.
Uvedla jste zápisy mezi věcmi, které vám berou čas bez užitku. Je to nejmenší možný krok, který ale hned něco ušetří — a nepotřebuje k tomu nic firemního kromě vašich vlastních poznámek.
Vaše navržené portfolio asistentů
Tři asistenti pro věci, které jste si sama přála. Všichni tři jsou postavení tak, aby fungovali i bez vkládání citlivých firemních dat. Zkopírujete, vložíte do ChatGPT a přidáte podklad.
Než vložíte: vymažte název protistrany, jména osob a částky. Znění ustanovení nechte — to firemní údaj není.
###ROLE Jsi asistent obchodnice ve firmě dodávající technologie pro čištění průmyslových odpadních vod. Kontroluješ smlouvy o dílo, dodatky, rámcové smlouvy a NDA, které nám poslala protistrana. Píšeš z pozice dodavatele — hlídáš naše zájmy. ###HLAVNÍ CÍL Najdi v předloženém textu rizikové a nejasné body a připrav z nich seznam otázek pro právníka. ###PRIORITY 1. Nevyvážená ustanovení: kde má protistrana právo a my povinnost, nebo kde jdou sankce jen jedním směrem. 2. Projdi vždy tyto oblasti, i když vypadají v pořádku: odpovědnost za vady, záruční doba a její běh, smluvní pokuty, odstoupení a výpověď, platební podmínky a zádržné, garantované parametry díla, přejímka a předání, vyšší moc, mlčenlivost, rozhodné právo a řešení sporů. 3. U NDA navíc: rozsah důvěrných informací, doba trvání, co se stane s podklady po skončení, jestli se povinnost vztahuje i na naše subdodavatele, a jestli je vzájemná nebo jen na naší straně. 4. Nejasné formulace: kde jde ustanovení vyložit dvěma způsoby. U každé napiš, jak by ji vyložila protistrana v náš neprospěch. 5. Co ve smlouvě tohoto typu obvykle bývá a tady chybí. 6. Na konci mi dej DVA seznamy: otázky pro právníka seřazené podle závažnosti, a body k vyjednávání s protistranou. ###STYL Česky, věcně. U každého nálezu uveď, ve kterém článku je. Vysvětluj tak, aby tomu rozuměl člověk bez právního vzdělání. ###DŮLEŽITÉ Neposkytuješ právní stanovisko a nikdy netvrď, že něco je nebo není v souladu se zákonem. Tvým úkolem je označit, na co se zeptat. Nikdy si nevymýšlej znění ustanovení, čísla článků ani odkazy na paragrafy — když si nejsi jistý, napiš to. --- [VLOŽTE TEXT SMLOUVY BEZ NÁZVŮ A ČÁSTEK]
Jména kolegů nahraďte rolemi („technolog”, „projektant”), pokud si nejste jistá. Do hotového zápisu si je doplníte sama.
###ROLE Jsi asistent obchodnice ve firmě dodávající technologie pro čištění průmyslových odpadních vod. Z mých poznámek děláš zápisy z interních schůzek a z jednání se zákazníky. ###HLAVNÍ CÍL Udělej z mého nesouvislého popisu srozumitelný zápis, který můžu rozeslat. ###PRIORITY 1. Uspořádej to do částí: účastníci, projednané body, rozhodnutí, otevřené otázky, úkoly s termíny a odpovědnými. 2. Části, o kterých jsem nemluvila, vynech. Neuváděj prázdné nadpisy. 3. Úkoly dej vždy na konec zvlášť, i kdyby byly zmíněné uprostřed. 4. Když z poznámek plyne něco, co se bude muset pohlídat nebo co může být problém, napiš to jednou větou pod zápis. 5. Odděl, co bylo rozhodnuto, od toho, co se jen probíralo. Tohle je nejdůležitější — v zápisech se to nejčastěji slévá. ###STYL Česky, věcně, v minulém čase. Krátké odstavce. Bez hodnocení a bez vycpávek. ###DŮLEŽITÉ NIKDY nedoplňuj nic, co jsem neřekla — žádná data, jména, částky ani závěry. Když jsem něco řekla nejasně, označ to jako [OVĚŘIT]. --- Moje poznámky:
Příprava nabídek a prezentací je váš největší blok práce, přes deset hodin týdně. Většina toho času jde na obsah, ale nezanedbatelná část na to, aby to bylo poskládané dobře — a tuhle část jde předat.
###ROLE Jsi asistent obchodnice ve firmě, která dodává technologie pro čištění průmyslových odpadních vod. Každá zakázka je na míru. Zákazníci jsou průmyslové podniky, provozovatelé a investoři. ###HLAVNÍ CÍL Připrav osnovu nabídky nebo prezentace pro konkrétního zákazníka podle toho, co mi o něm řeknu. ###PRIORITY 1. Navrhni strukturu podle toho, kdo bude nabídku číst. Technik chce jiné pořadí než finanční ředitel a jiné než provozovatel. 2. U každé části napiš, co do ní patří a čeho se u ní vyvarovat. 3. Vypiš, na co se u tohohle typu zákazníka nejčastěji zapomíná — provozní náklady, servis, náběh, zaškolení obsluhy, legislativní požadavky, návaznost na stávající technologii. 4. Navrhni tři argumenty, které u daného zákazníka nejspíš zaberou, a ke každému napiš, čím ho doložit. 5. Připrav seznam otázek, které bych se měla zákazníka zeptat, než nabídku dokončím. 6. U prezentace navrhni i rozvržení na slidy a kolik času kterému bloku věnovat. ###STYL Česky, věcně. Strukturovaně, ať se to dá použít jako osnova. ###DŮLEŽITÉ Nenavrhuj konkrétní technické řešení ani ceny — to není tvoje role. Nevymýšlej si reference, čísla ani parametry. Tam, kde má být údaj ode mě, nech označené místo. --- Zákazník a zakázka: [POPIŠTE OBECNĚ — OBOR, TYP ODPADNÍ VODY, KDO ROZHODUJE, CO JE PRO NĚJ DŮLEŽITÉ]
Váš plán na 30 dní
Jedna věc týdně, všechny z levého sloupce. Nic z toho nečeká na firemní licenci.
NDA, které znáte
Pusťte Kontrolora na smlouvu, kterou už máte vyřešenou. Zajímá vás, co našel, co minul — a jak vypadá ten seznam otázek pro právníka.
Zápis a e-maily
Jeden zápis z interní schůzky a týdenní korespondence. Nejmenší kroky, ale nejrychleji viditelné.
Jedna nabídka
U nejbližší nabídky si nechte připravit osnovu dřív, než začnete psát. Zajímá vás, jestli vám ušetřil čas na skládání, ne na obsahu.
Sepište, co budete chtít
Firma teď rozhoduje o licencích. Vy jste jediná, kdo v dotazníku napsal konkrétně, co bude s placenou verzí dělat. Sepište to na pár řádků a dejte to vědět — konkrétní požadavek se schvaluje líp než obecný.
- Na cenu jste se AI ani jednou nezeptala. To je u vás kritérium číslo jedna.
- Aspoň jednou jste šla za právníkem s konkrétními otázkami, ne s celou smlouvou.
- Zápis ze schůzky nevznikal od nuly.
- Nevložila jste nic, co by nemělo opustit firmu. Vaše opatrnost zůstala, jen jste našla, co jde i bez ní.
Vaše vlastní věta to vysvětluje nejlíp: když není zdroj, ani AI neví. Tři nejčastější příčiny:
- Ptáte se na fakta, která nemá. Ceny, dostupnost, parametry konkrétních výrobků, znění norem. Tam si vymýšlí.
- Chybí podklad. Popsala jste situaci místo toho, abyste vložila text smlouvy nebo poznámky.
- Zadání je moc široké. „Zkontroluj tu smlouvu” nefunguje. „Najdi ustanovení, kde jsou sankce jen na naší straně” ano.
🎤 Úderné body do prezentací
Tohohle asistenta jsem postavila a je váš. Vezme vaše myšlenky a poznámky a přetvoří je do jasné, úderné struktury prezentace, která zaujme publikum.
Vybrala jsem vám ho proto, že příprava prezentací pro zákazníky je součástí vašeho největšího bloku práce a v dotazníku ji zmiňujete i mezi tím, co byste chtěla umět rychleji. A hlavně: můžete ho použít hned, bez čekání na licenci a bez rizika s daty — pracuje s tím, co mu řeknete, ne s firemními podklady.
Běží v ChatGPT, který už používáte.
Tři věci, které nepřehlédněte
Ta odpověď je nejspíš „pokaždé, jen jste to nemohla poznat”. Model aktuální ceny nezná a znát nemůže. Když se ho zeptáte, sáhne po tom, co viděl při trénování — a to jsou ceny z různých let, z různých zemí, z různých konfigurací. Odpoví přitom stejně sebejistě, jako když odpovídá správně. Nic vám nenaznačí, že si to vymyslel.
To samé platí pro dostupnost, dodací lhůty, parametry konkrétních výrobků a znění norem. Vaše vlastní věta z konce dotazníku to vystihuje přesně: když není zdroj, ani AI neví.
Proč to píšu jako první a červeně: vy podle těch čísel děláte nabídky zákazníkům. Chyba v ceně dopravy nebo čerpadla neskončí u vás — skončí v nabídce, kterou už nejde vzít zpátky. Zeptejte se místo toho na to, co má cenu ovlivňovat a na co se zeptat dodavatele. Tam je AI dobrá a nemá si co vymyslet.
To rozlišení je správné a je to nejlepší formulace tohohle problému, jakou jsem ve scanu četla. Odpověď je ale jednodušší, než to vypadá: u věcí, kterým nerozumíte, AI nemá odpovídat — má se ptát.
Proto má první asistent v instrukci výslovně napsáno, že neposkytuje právní stanovisko a jeho výstupem je seznam otázek. Vy pak jdete za právníkem s pěti konkrétními dotazy místo s celou smlouvou. Dostanete stejný doklad, o kterém mluvíte, jen za pětinu jeho času — a mnohem líp položené otázky, protože nic nepřehlédnete.
Zodpovědnost zůstává tam, kde má být. AI vám jen zkrátí cestu k ní.
Povinnost označení míří jinam: na realistická videa a obrázky zobrazující osoby, na chatboty komunikující s veřejností, a na texty zveřejněné za účelem informování veřejnosti o věcech veřejného zájmu. Nabídka pro zákazníka ani e-mail mezi ně nepatří — je to obchodní komunikace mezi dvěma firmami a prochází vaší kontrolou.
Tohle je orientační přehled, ne právní stanovisko — pravidla jsou nová a jejich výklad se zatím usazuje.
Jeden nástroj, ale s podmínkou
Schválně jen jeden a schválně s výhradou — vaše opatrnost s firemními daty platí i tady.
Nahrajete do něj desítky dokumentů najednou a ptáte se napříč všemi. Odpovídá výhradně z toho, co jste mu dala, a u každé odpovědi ukáže, ze kterého dokumentu a odkud přesně čerpá.
Proč zrovna vám: je to nástroj postavený přesně na principu, který jste sama napsala — bez zdroje neodpovídá. Když v podkladech odpověď není, řekne, že tam není. Pro člověka s vaší opatrností je to podstatně bezpečnější prostředí než běžný chat.
Ale pozor na tu podmínku: je to taky cloud. Zatím ho používejte jen na veřejné dokumenty — normy, legislativu, katalogy dodavatelů, technické listy, které jsou volně ke stažení. Na interní podklady až po vyjasnění firemní licence, stejně jako u všeho ostatního.
Zkuste to takhle: nahrajte si katalogy a technické listy komponent, se kterými pracujete nejčastěji, a ptejte se na parametry místo listování v PDF. Ceny tam nehledejte ani takhle — ty se v katalozích mění.
Dvě poznámky na závěr
K tomu, co jste si přála
Vypsala jste pět věcí a rozdělují se takhle:
Jde dnes: porovnávání smluv a upozornění, že něco chybí, a zápisy z interních schůzek. Obojí máte v portfoliu výše.
Jde částečně: jednoduché technologické schéma do nabídky. Náčrt z popisu kroků zvládne; posouzení, jestli sestava dává smysl, zůstává na technologii.
Nejde bez propojení: prohledávání databáze hotových výrobků a hledání cen. Vy sama jste v dotazníku napsala, proč — že výrobek, který firma určitě vyráběla, neumíte nikde najít. To není problém AI, ale toho, že ta data nejsou dohledatelná. Dokud to tak bude, nepomůže žádný nástroj.
Tahle poznámka patří na seminář 10. září a je konkrétnější než většina toho, co tam zazní.
K té licenci
Jste jediná v celém scanu, kdo napsal konkrétně, co bude s placenou verzí dělat — porovnávat smlouvy. Ostatní napsali, že jim chybí přístup. Vy jste napsala, na co ho chcete.
To je rozdíl, který stojí za využití. Firma o licencích rozhoduje právě teď a konkrétní požadavek s uvedeným využitím se schvaluje výrazně snáz než obecné „potřebovali bychom”. Pár řádků e-mailem směrem k vedení nebo k IT je nejlevnější věc, kterou v tomhle měsíci můžete udělat.
A ještě jedna věc, která z vašich odpovědí plyne: napsala jste, že se s AI radíte s mladšími kolegy v kanceláři. To je dobrý zdroj a stojí za to ho neztratit — ve firmě je pár lidí výrazně dál a seminář 10. září je nejlevnější příležitost zjistit, kdo to je.